టెక్నాలజీ, రిడండెన్సీ ప్రాసెస్లు, టెరాబైట్ల, గిగాబైట్ల మరియు సమాచార నకిలీ కాపీలు ఒక రోజు మరియు వయస్సులో, రికార్డు నిర్వహణ అనేది అన్ని సంస్థలను వ్రేలాడుదలను కలిగి ఉండటానికి ఒక ప్రాపంచిక విమర్శనాత్మక అభ్యాసం. మరింత తరచుగా, డేటా ఫైళ్ళను నిర్వహించడం అనేది మంచి వ్యాపార నిర్ణయం తీసుకోవటానికి బ్రెడ్ మరియు వెన్నగా మారుతోంది.
ఏం రికార్డ్ నిర్వహణ ఉంటుంది
సమాచార సేకరణ, నిల్వ మరియు చివరకు సరైన విధ్వంసం యొక్క అనేక రంగాల్లో రికార్డ్స్ నిర్వహణ ఉంటుంది. విజ్ఞాన శాస్త్రం బహుళ విభాగాలలో విభజించబడింది: ఇన్పుట్ మరియు సేకరణ, నిల్వ, పునరుక్తి మరియు బ్యాకప్ మరియు తగ్గింపు. ఇన్పుట్ మరియు సేకరణ డేటాను ఎలా సృష్టించాలో తెలుసుకోవడానికి మరియు దానికి సంబంధించిన ఫైల్ను తర్వాత సులభంగా తిరిగి పొందడం కోసం అనుసరించాల్సిన నియమావళిని నియమించింది. ఇది ఏమి ఉంచాలి మరియు ఏది కాదు అని కూడా నిర్దేశిస్తుంది. స్టోరేజ్లో హార్డ్కోపీ మరియు ఎలక్ట్రానిక్ ఫైల్స్ ఉంటాయి మరియు ఏ విధమైన నిల్వ అంటే అనుమతించబడతాయనే దానిపై పారామితులను కలిగి ఉంటుంది మరియు ఏది కాదు (అనగా హార్డ్ డిస్క్లు వర్సెస్ కాగితం ఫోల్డర్లు వర్సెస్ నెట్వర్క్లు లేదా ఫ్లాష్ డ్రైవ్లు). విపత్తు విషయంలో ముఖ్యమైన సమాచారం యొక్క భద్రతా కాపీలను నిర్వహించడం పునరుక్తి మరియు బ్యాకప్. చివరకు తగ్గింపు వ్యాపార వ్యవస్థల నుండి డేటా నాశనం మరియు తొలగింపుకు అనుమతించదగిన పద్ధతులను నిర్దేశిస్తుంది.
డెసిషన్-మేకింగ్కు స్టాటిస్టికల్ అసిస్టెన్స్
రికార్డ్స్ నిర్వహణ గణాంకాలు యొక్క సులభమైన సేకరణను అనుమతిస్తుంది. వ్యాపార నిర్ణయం తీసుకోవటానికి చాలా ధోరణి విశ్లేషణ మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. ట్రెండ్-విశ్లేషణ సమాచారం మరియు డేటాలో నమూనాలను కనుగొనడం మరియు ఆ పద్ధతుల యొక్క ప్రవర్తన గురించి తీర్మానాలను రూపొందించడం ఆధారంగా అభివృద్ధి చేయబడింది. మెరుగైన సమాచార నిర్వహణ, మెరుగైన ధోరణి-విశ్లేషణ మరియు సంబంధిత వ్యాపార పరిజ్ఞానం ఉంటుంది.
సమాచారం నష్టం తప్పించడం
రికార్డుల నిర్వహణలో మరో ముఖ్యమైన భాగం డేటా నష్టాన్ని నివారించడం. ఇది చాలా సులభంగా జరుగుతుంది: ఒక ఫైల్ తొలగించబడుతుంది, తప్పు ఫోల్డర్ తుడిచిపెట్టబడుతుంది, ఒక చెడ్డ ఉద్యోగి సున్నితమైన డేటాతో భవనం నుండి బయటికి వస్తాడు.
రక్షిత పద్ధతిలో సమాచారం నిర్వహించడానికి మరియు ఫైల్ చేయడానికి నిరోధక ప్రక్రియలు ఉన్నట్లు రికార్డ్స్ నిర్వహణ నిర్ధారిస్తుంది. అప్పుడు బ్యాకప్ వ్యవస్థలు మరియు బహుళ కాపీ రిపోజిటరీలు వంటి ఆటలను మరమ్మతు చేయబడతాయి, కాబట్టి ఒక ఫైల్ వ్యవస్థ నాశనం చేయబడితే, ఇటీవల కాపీ ద్వారా భర్తీ చేయబడుతుంది. చివరగా, భద్రతా చర్యలు సంస్థ యొక్క శ్రేయస్సు మరియు ఆసక్తులను అపాయం చేయగల పాడయిన రికార్డులను క్యాచ్ చేయడానికి సహాయపడతాయి.
సంస్థ ప్రయోజనాలు
రికార్డ్ నిర్వహణ మెరుగుపరుస్తుంది. తక్షణమే విశ్లేషణ మరియు సమాచారం తిరిగి పొందడం ద్వారా వేగంగా, సులభంగా, నిర్ణయం తీసుకోవడాన్ని డేటా కనుగొనబడింది. మెరుగుపరచిన రికార్డు కీపింగ్ వనరు వ్యర్థాలను తగ్గిస్తుంది. సరైన ప్రోటోకాల్స్ అనుసరించినప్పుడు తక్కువ కాగితం మరియు నిల్వ వ్యవస్థ ఖాళీ ఉపయోగించబడుతుంది. సరైన రికార్డులు నిర్వహణ ఇటీవలి బ్యాకప్ కాపీలు ఉందని నిర్ధారిస్తున్నప్పుడు ప్రమాదం మరియు శాశ్వత నష్టాన్ని నివారించవచ్చు. వ్యాజ్యాల నిర్వహణ సమయంలో సంస్థ యొక్క చర్యలను రక్షించటానికి ఒక రికార్డు నిర్వహణ కూడా ఒక పేపర్ ట్రయిల్ను నిర్వహిస్తుంది. చివరగా, రికార్డులు నిర్వహణ మంచి సంస్థను నిర్వహించడానికి, ప్రతిస్పందించడానికి, మరియు ఖాతాదారులకు లేదా ప్రాజెక్టులకు సేవలను అందించడానికి సహాయపడుతుంది. ఒక వ్యవస్థీకృత సమాచార సేకరణ వ్యవస్థను నిర్వహించడం ద్వారా, విలువైన డేటా మరియు సమాచారం కస్టమర్ లేదా ప్రాజెక్ట్కు అవసరమైనప్పుడు తిరిగి పొందవచ్చు.
ఒక ఎంపికగా అవుట్సోర్సింగ్
చాలా కంపెనీలు వారి ప్రధాన ప్రత్యేకతలు అంకితం మరియు డేటా వ్యవస్థలు నిర్వహించడం తో బాధపడటం ఉండాలనుకుంటున్నాను ఉండాలనుకుంటున్నాను. ఇటువంటి సందర్భాల్లో, క్లయింట్ కంపెనీ వారి ప్రధాన వ్యాపారాన్ని దృష్టిలో ఉంచుకొని రికార్డుల నిర్వహణను నిర్వహించడానికి మరియు డిజైన్ చేయడానికి భాగస్వామి లేదా విక్రేతను ఉపయోగించడం చాలా ప్రయోజనకరంగా ఉంటుంది. ఖాతాదారుడు నిర్ణయం తీసుకోవటానికి కస్టమర్ అవసరమున్నందున నిల్వ చేయబడిన సమాచారమును సేకరిస్తుంది మరియు నిర్వహిస్తుంది. చాలా పెద్ద సంస్థలు ఈ దిశలో మరింత ప్రభావవంతంగా ఉండటానికి, కొన్నిసార్లు అవుట్సోర్సింగ్ కేవలం బ్యాకప్ సేవలు మరియు ఇతరులు మెరుగైన నిర్వహణ కోసం విక్రేతలకు మొత్తం రికార్డు వ్యవస్థలను తిరస్కరించారు.
