డిజిటల్ వయసు తక్కువ కాగితం సృష్టిస్తుంది, ఎలక్ట్రానిక్ నిల్వ డిమాండ్ పెరుగుతుంది. ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డుల జీవిత చక్రం యొక్క నిబంధనలను రూపొందించడానికి, ప్రాప్యత చేయడానికి, నిల్వ చేయడానికి మరియు చివరికి రికార్డులను నాశనం చేయడానికి సంస్థ యొక్క సమాచార నిర్వహణ బృందం ఏర్పాటు చేసిన మార్గదర్శకాలు. ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డుల జీవన చక్రం చాలా వ్యాపార మరియు ప్రభుత్వ సంస్థలకు సృష్టి, ఉపయోగం, నిల్వ మరియు మనుగడను కలిగి ఉంటుంది. కొన్ని సంస్థలు ఆర్కైవ్ కొన్ని రికార్డులు అమూల్యమైనవిగా భావించబడ్డాయి, జీవిత చక్రం యొక్క చివరి దశ అవి నాశనం చేయబడనప్పుడు.
సృష్టి
ఏదైనా ఎలక్ట్రానిక్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ కోసం అతిపెద్ద సవాళ్లలో ఒకటి, భవిష్యత్తులో ఉపయోగం, పునరుద్ధరణ మరియు నిల్వ కోసం ఒక తార్కిక మరియు స్థిరమైన పద్ధతిలో కొత్త రికార్డులను రూపొందిస్తుంది. సమాఖ్య మరియు రాష్ట్ర శాసనాలతో మనసులో వ్రాయబడిన సంస్థ యొక్క విధాన మాన్యువల్ ద్వారా రికార్డు సృష్టించబడింది. జీవిత చక్రం ప్రారంభంలో సరిగ్గా గుర్తించబడినట్లయితే, రికార్డు ఉపయోగం గడువు ముగిసే వరకు రికార్డు సులభంగా అందుబాటులో ఉంటుంది మరియు అది నాశనమవుతుంది. సంస్థ మీద ఆధారపడి, కొన్ని డేటా కంప్యూటరులోకి ప్రవేశించినప్పుడు సిస్టమ్ ద్వారా స్వయంచాలకంగా కొన్ని రికార్డులు సృష్టించబడతాయి. ఇతర వ్యవస్థలు వ్యక్తిని రికార్డును మానవీయంగా సృష్టించాలి.
వా డు
రికార్డును ఎలక్ట్రానిక్గా సృష్టించిన తర్వాత, ఇది సాధారణంగా పంపిణీ చేయబడుతుంది మరియు వ్యాపార లేదా ప్రభుత్వ అవసరాల కోసం ఒక సమాచార ఉపకరణంగా ఉపయోగిస్తారు. ఈ కారణంగా, సులభంగా యాక్సెస్ కోసం రిపోజిటరీలో రికార్డులు నిల్వ చేయబడతాయి. క్రియాశీలంగా, అత్యధిక రికార్డులు విక్రయించబడ్డాయి, కాని రికార్డును గుర్తించే సమాచారాన్ని గుర్తించడం ద్వారా ఒక డేటాబేస్ ద్వారా ప్రాప్తి చేయబడింది.
నిల్వ మరియు నిర్వహణ
ఒక ఫైల్ ఉపయోగించిన తరువాత, అది ఇకపై అవసరం కానప్పుడు, రికార్డు తరచుగా క్రియారహితంగా ఉంటుంది. సంస్థాగత విధానంగా పేర్కొన్న నియమాల ప్రకారం నాశనం కావడానికి ముందే యాక్సెస్ కోసం రికార్డులను నిల్వ చేయాలి. సముచిత నిల్వపై ఉన్నటువంటి ఉద్ఘాటన కారణము, గోప్యతా సమస్యలకు సంబంధించింది. వివేకవంతమైన సంస్థాగత విధానం బాధ్యత రికార్డు నిర్వహణ యొక్క ప్రధాన భాగంగా భద్రతను సూచిస్తుంది.
స్థానమార్పు
సమాఖ్య మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు అనుగుణంగా కొన్ని నిర్దిష్ట సంవత్సరాలకు రికార్డ్స్ తప్పనిసరిగా అందుబాటులో ఉండాలి. రికార్డు నిలుపుదల మరియు స్థానచలనం గురించి చాలా సంస్థాగత విధానంగా సమాఖ్య మరియు రాష్ట్ర చట్టాలు రికార్డు నిలుపుదల కొరకు కనీస అవసరాలుగా ఉపయోగిస్తాయి. వ్యాపారాలు గతంలో తీసుకున్న కొన్ని వ్యాపార చర్యలను రక్షించటానికి బలవంతం అయిన సందర్భంలో, వ్యాజ్యాల అవసరాల కోసం నమోదు చేయబడతాయి. రికార్డులు ఎలా ప్రాముఖ్యత పొందాయి. ఎలక్ట్రానిక్ ఫైళ్లను నిపుణుల చేతుల్లో పునరుద్ధరించడం వలన, సమాచారాన్ని తిరిగి పొందటానికి ఎలక్ట్రానిక్ ఫైల్స్ ఎటువంటి మార్గాన్ని తొలగించలేవు.
