ఉద్యోగుల లేదా వినియోగదారులకు విధానంలో మార్పుల గురించి తెలియజేయడం కోసం లేఖలు ఉత్తమ మార్గం. ప్రతిరోజూ పలు ప్రకటనల మరియు ఇమెయిల్ సందేశాలతో వారు పేల్చుకున్న కారణంగా ప్రజలు సంకేతాలు మరియు ఇమెయిల్లను విస్మరించరు. లేఖనాలు, మరోవైపు, వారు లాంఛనాలు మరియు ముఖ్యమైన సందేశాలతో ముడిపడినందుకు విస్మరించడానికి చాలా కష్టంగా ఉన్నాయి. నోటిఫికేషన్ ఉత్తరాలు రాయడం సులభం మరియు చాలా ప్రభావవంతంగా ఉంటాయి.
మీ ప్రింటర్లో కంపెనీ లెటర్హెడ్ని లోడ్ చేయండి. చాలా కంపెనీలు లెటర్హెడ్లో అధికారిక సమాచార ప్రసారాలను కలిగి ఉండాలనే విధానాలను కలిగి ఉంటాయి ఎందుకంటే ఇది స్థిరత్వం మరియు అధికారం యొక్క ఆలోచనను తెలియజేయడానికి సహాయపడుతుంది.
తేదీని టైప్ చేయడం ద్వారా లేఖను తెరవండి. లేఖ ఒక వ్యక్తికి వెళ్తుంటే, గ్రహీత పేరు మరియు చిరునామాను టైప్ చేయండి. ఇలాంటి నోటీసుల మాస్ మెయిలింగ్లో అక్షరం ఉంటే, పేర్లను ఇన్సర్ట్ చెయ్యడానికి మీ వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్లో పేరును టైప్ చేయవద్దు లేదా మెయిల్-విలీనం ఫీచర్ ను ఉపయోగించండి.
"ప్రియమైన Mr. / MS (పేరు)" తరువాత ఒక కోలన్ లేదా మరింత సాధారణ మెయిలింగ్ "డియర్ వాల్యుడ్ కస్టమర్" లేదా ఇదే ఆనందం కోసం టైప్ చేయడం ద్వారా లేఖను ప్రారంభించండి.
ఈ పరిస్థితిని క్లుప్తంగా వివరిస్తూ లేఖను ప్రారంభించండి. మీరు చెడ్డ వార్తలను రాయడానికి వ్రాస్తున్నట్లయితే, మీరిన పుస్తకాల నోటీసులో లేదా గడువు ముగిసిన బిల్లులో, బిల్లు ఎంత ఆలస్యం అయ్యిందో వివరించండి. విధానంలో మార్పు గురించి కస్టమర్లకు తెలియజేయడానికి మీరు వ్రాస్తున్నట్లయితే, విధాన మార్పుకు అవసరమయ్యే సమస్యను వివరించండి.
నోటీసు స్పష్టంగా మరియు క్లుప్తమైన విధంగా వివరిస్తుంది అందువల్ల గ్రహీత సందేశాన్ని కోల్పోరు. పాలసీ అమలులోకి వచ్చినప్పుడు సంబంధిత తేదీలను అందించండి.
లేఖ గ్రహీత అనుసరించాల్సిన ఏ కాలపట్టికలు లేదా విధానాలు వంటి చర్య సమాచారాన్ని ఇవ్వండి. మీకు ప్రశ్నలు ఉంటే మీ సంప్రదింపు సమాచారం అందించండి.
తన దృష్టికి ఉద్యోగి లేదా కస్టమర్కు కృతజ్ఞతతో లేఖను మూసివేసి, మీ పేరును టైప్ చేయండి. మీ పేరు పై ప్రదేశంలో సైన్ ఇన్ చేయండి.
చిట్కాలు
-
లేఖను క్లుప్తంగా ఉంచండి మరియు వాస్తవం గురించి తెలుసుకోండి. మీరు చాలామంది కస్టమర్లను లేదా ఉద్యోగులను క్షమాపణలు చెప్పినట్లయితే, వారు నోటీసు లేదా విధాన మార్పుతో వాదించగల సూచనగా దీనిని అర్థం చేసుకోవచ్చు.
