మీ బిల్లింగ్ సిస్టమ్ పెన్ మరియు లెడ్జర్ వంటి మూలాధారంగా ఉండవచ్చు లేదా స్టేట్మెంట్లను పంపించడానికి చార్జీలను లెక్కించకుండా ప్రతిదీ నిర్వహించడానికి రూపొందించిన ఒక కంప్యూటర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్ ప్రోగ్రామ్ వలె అధునాతనంగా ఉంటుంది. ప్రక్కనే ఆడంబరం, బైబిల్ కాలం నుండి ప్రాథమిక బిల్లింగ్ భావనలు మారలేదు. ఒక సర్వీసు ప్రొవైడర్, ఒక సేవ యూజర్ మరియు సంబంధం బంధించే రుసుము ఇంకా ఉంది.
బిల్లింగ్ ప్రజలతో మొదలవుతుంది
మీ సంస్థ మీ సంస్థకు బిల్లింగ్ సిస్టమ్ను వ్యక్తిగత రూపకల్పనలో మొదటి దశగా ప్రతి కస్టమర్ యొక్క ప్రొఫైల్ని మీ సిబ్బంది నిర్మించారు. డేటా సిబ్బంది పేర్లు, బిల్లింగ్ చిరునామాలు మరియు మీ ఫీజులను సేకరించిన నిబంధనలను సేకరిస్తుంది. భీమా సంస్థ వంటి మూడవ పక్షం పాల్గొంటే, ఆ సమాచారం అలాగే సురక్షితం. క్రెడిట్ కార్డుపై నేరుగా బిల్లు లేదా చార్జీలను ఉంచమని వినియోగదారుడు మిమ్మల్ని అడగవచ్చు.
డేటా ఇన్పుట్ మరియు ధృవీకరణ
వినియోగదారులచే ఇవ్వబడిన సమాచారం సాఫ్ట్వేర్ ప్రోగ్రామ్లో ఇన్పుట్ లేదా ఒక లెడ్జర్లో మాన్యువల్గా నమోదు చేయబడుతుంది. క్రెడిట్ స్కోర్లు మరియు భీమా సంస్థ కవరేజ్ యొక్క ధృవీకరణ ఫోన్ లేదా వెబ్సైట్ యాక్సెస్ ద్వారా సాధించవచ్చు. కొంతమంది కస్టమర్లు వడ్డీలలో చెల్లించాలని అనుకుంటున్నందున మీ బిల్లింగ్ సిస్టమ్ కోసం పూర్తి ప్రొఫైల్ను నిర్మించడానికి క్రెడిట్ స్కోర్ల వంటి సున్నితమైన సమాచారాన్ని మీ సిబ్బందికి కలిగి ఉండవచ్చు.
కోడింగ్ ఖాతాలు
మీ వ్యాపార బిల్లులు ఒక సేవ (సంప్రదింపులు) లేదా అనేక సేవల (సంప్రదింపులు, ప్రయోగశాల ఫీజులు, సామగ్రి మరియు వంటివి), ప్రతి సేవ మరియు ఉత్పత్తిని వర్గీకరించడానికి ఒక కోడింగ్ వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయడం డబ్బును ట్రాక్ చేయడానికి చాలా అవసరం. ఉదాహరణకు, ఒక దంతవైద్యుడు ఒక శుభ్రపరచడం కోసం బిల్ చేయబడవచ్చు, కానీ దంతవైద్యుడు బదులుగా హైగినిస్ట్కు బదులుగా విధానాన్ని అమలు చేస్తే చార్జ్ చేయబడుతుంది, అందువలన రెండు సంకేతాలు బిల్లింగ్ ప్రయోజనాల కోసం ఉపయోగించబడతాయి. మరొక కోడ్ తక్కువ ఖరీదైన పింగాణీ టోపీని సూచిస్తున్నప్పుడు ఒక కోడ్ బంగారు కిరీటంను సూచిస్తుంది. మీరు ఖర్చులు మరియు వర్గాలను ట్రాక్ చేయడాన్ని అనుమతించే డబల్ డ్యూటీని కోడులు చేస్తాయి, కాబట్టి మీరు సమయం మరియు వనరులను ఎలా గడుపుతారో ఎల్లప్పుడూ మీకు తెలుస్తుంది.
బిల్లులు జారీచేయబడతాయి
మీ బిల్లింగ్ సిస్టమ్ డేటింగ్ ఏర్పాటు చేయడానికి మీకు రెండు మార్గాలు ఉన్నాయి. కొంతమంది వ్యాపార యజమానులు ప్రతి కస్టమర్ ప్రతి నెలా ఒకే నెలలో బిల్లు చేస్తారు. మీరు ఈ ఉద్యోగాన్ని నిర్వహించడానికి కంప్యూటర్ను ఉపయోగించకుంటే, దావాను అనుసరించడం అర్థవంతంగా ఉంటుంది. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీ ఎలక్ట్రానిక్ బిల్లింగ్ సిస్టమ్ "సేవా తేదీ" ద్వారా వినియోగదారులను క్రమం చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించవచ్చు. ఉదాహరణకు, జూలై 10 సేవ, ఉదాహరణకు, ఆగస్టు 10 న ప్రామాణిక, 30-రోజుల బిల్లింగ్ చక్రాలను ఉపయోగించి స్వయంచాలకంగా ఒక ప్రకటనను రూపొందిస్తుంది. మీ నగదు ప్రవాహం ప్రదర్శించబడే ఒక సేవ యొక్క రోజుల్లో ప్రకటనలు పంపడం ద్వారా మంచిది కావచ్చు. ఇన్వాయిస్ కస్టమర్లకు మీరు రెండు నత్త మెయిల్ మరియు ఎలక్ట్రానిక్ బిల్లింగ్ను ఉపయోగించవచ్చు.
ఇన్వాయిస్లు ట్రాక్ చేయబడతాయి
ఖాతాల పతాకం ఒకసారి వచ్చిన తేదీలు వచ్చి పోయాయి, ప్రతి కంపెనీ బిల్లింగ్ వ్యవస్థలో ముఖ్యమైన భాగం. "గత-చెల్లింపు" రుసుము యొక్క అటాచ్మెంట్తో సమన్వయం చేయబడిన చెల్లింపు రిమైండర్లు కంప్యూటర్ ఆధారిత బిల్లింగ్ సిస్టమ్ను నిర్వహించడానికి మరొక ప్రయోజనం. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీ అకౌంటింగ్ సిబ్బంది సభ్యులు గడువు తేదీలు ముగిసిన తర్వాత ఇన్వాయిస్లు చెల్లించడానికి వినియోగదారులకు గుర్తుచేసే ఫోన్ కాల్లను చెల్లించే గడువు తేదీల యొక్క రోలింగ్ జాబితాను కలిగి ఉన్న "హాట్ ఫైల్" సిస్టమ్ను ఉపయోగించవచ్చు.
కలెక్షన్ సర్వీసెస్, ఆడిట్స్ మరియు మిడిల్ మెన్
మీరు చెల్లించని సమస్యలను పర్యవేక్షించేందుకు ఒక వెలుపల ఏజెన్సీని ఉపయోగించడం కంటే మీ సొంత సేకరణ సేవలను నిర్వహించడానికి ఇష్టపడవచ్చు. క్రమానుగత, స్వీయ ఆడిటింగ్ పద్ధతులు అనేక రకాల బిల్లింగ్ వ్యవస్థ అక్రమాలకు క్యాచ్. మీరు మీ బిల్లింగ్ వ్యవస్థ యొక్క ప్రతి అంశాన్ని జాగ్రత్తగా చూసుకోవడానికి ఒక క్లియరింగ్ హౌస్తో అనుబంధించవచ్చు, కస్టమర్ క్రెడిట్ తనిఖీలు నుండి బిల్లులను జారీ చేయడానికి. ఈ సేవలు చౌకగా లేవు, కానీ మీరు బిల్లింగ్ను పెంచుకోవాలనుకుంటే, వర్తకపు వ్యయం వ్యయం కావచ్చు.
