డైరెక్టర్స్ బోర్డు కలిగివున్న పలువురు వ్యక్తులకు వ్రాసేటప్పుడు కఠినమైన మరియు వేగవంతమైన నియమాలు లేవు, అంటే మీ లేఖను పరిష్కరించడానికి మీకు అనేక ఎంపికలు ఉన్నాయి. సాధారణంగా, బోర్డు పెద్దగా ఉన్నప్పుడు ఒక లేఖను సిద్ధం చేసుకొని ఒక్కో డైరెక్టర్ను వ్యక్తిగతంగా పరిష్కరించడానికి గజిబిజిగా ఉంటుంది. చిన్న బోర్డుల కోసం, మీరు ప్రతి వ్యక్తికి ఒక ప్రత్యేక లేఖ రాయవచ్చు మరియు ఇతర గ్రహీతలను సూచించడానికి "కార్బన్ కాపీ" నోటిషన్ను ఉపయోగించవచ్చు.
ఒక పెద్ద బోర్డు రాయడం చేసినప్పుడు
బోర్డులో ఐదు లేదా అంతకన్నా ఎక్కువ మంది వ్యక్తులు ఉంటారు - ఈ సంఖ్య మార్గదర్శకత్వం కాదు, నియమం కాదు - ఒక సమూహంగా బోర్డుకు ప్రసంగించిన ఒక లేఖను రూపొందించడం మరియు వారు పాలించే కంపెనీకి మెయిల్ పంపడం సర్వసాధారణం. ఇక్కడ ఒక ఉదాహరణ ఉంది:
డైరెక్టర్ల బోర్డు
ABC సంపత్తి కార్పొరేషన్
123 సిటీ వీధి
సాన్ ఫ్రాన్సిస్కో, CA 94105
మీ వందనం "డైరెక్టర్ల ప్రియమైన బోర్డ్" లేదా "బోర్డ్ ప్రియమైన సభ్యులను" చదివాల్సి ఉంటుంది. తరువాత ఒక కోలన్, కామాతో కాదు. మీరు వ్యాపార యజమాని లేదా మరొక బోర్డు సభ్యుడు అయితే, అనధికార వందనం "ప్రియమైన బోర్డ్" లేదా "ప్రియమైన బోర్డ్" ను ఉపయోగించడం ఆమోదయోగ్యం
పంపిణీ బ్లాక్ ఉపయోగించి
చాలామంది బోర్డులను అరుదుగా కలుసుకుంటూ, ప్రతి నెలలో ఒకసారి లేదా నెలలో, ప్రతి ఇంటి బోర్డు సభ్యునికి వారి ఇంటికి లేదా శాశ్వత వ్యాపార చిరునామాకు గుంపు లేఖను కాపీ చేయాలని మీరు అనుకోవచ్చు. ఇది మీ లేఖ చదవబడుతుంది మరియు తదుపరి బోర్డు సమావేశానికి ముందుగానే పనిచేయగలదని నిర్ధారిస్తుంది. ఈ సాధించడానికి, ప్రతి బోర్డు సభ్యుని యొక్క పేరు మరియు చిరునామాను సూచించే లేఖ చివరిలో ఒక పంపిణీ బ్లాక్ను వ్రాయండి. అక్షరం యొక్క అనేక కాపీలు ముద్రించి పంపిణీ జాబితాలో ప్రతి వ్యక్తికి ఒక కాపీని మెయిల్ చేయండి.
రాయడం ఒక చిన్న బోర్డు ఉన్నప్పుడు
ఉదాహరణకు చిన్న బోర్డు డైరెక్టర్లు - ఉదాహరణకు, మూడు లేదా నాలుగు డైరెక్టర్లు - మీరు పేరు ద్వారా ప్రతి గ్రహీత జాబితా చేయాలి. ఇప్పుడు మీ చిరునామా బ్లాక్ ఇలా కనిపిస్తుంది:
శ్రీమతి రాబిన్ బిర్చ్, చైర్పర్సన్
మిస్టర్ జాక్ హాస్లామ్, దర్శకుడు
Dr. ఒలివియా బ్లోవర్, డైరెక్టర్
ABC ఆస్తి కార్పొరేషన్ డైరెక్టర్ల బోర్డు
123 సిటీ వీధి
సాన్ ఫ్రాన్సిస్కో, CA 94105
ప్రియమైన శ్రీ బిర్చ్, మిస్టర్ హస్లాం మరియు డాక్టర్ బ్లోవర్: "మీకు గ్రహీతలు బాగా తెలుసు మరియు ఇది మీ సాధారణమైనది అయితే మొదటి పేర్లను ఉపయోగించడం మంచిది. కమ్యూనికేషన్ మోడ్. మర్యాద ప్రతి వ్యక్తికి ఒక ప్రత్యేక లేఖను పంపించాలని, అందువల్ల ప్రతి గ్రహీతకు లేఖ మరియు ఎన్వలప్ యొక్క అసలు కాపీని ముద్రించి, సంతకం చేయాలని కోరింది.
CC నోటిఫికేషన్ ఉపయోగించడం
బోర్డు సభ్యులు వేర్వేరు చిరునామాల వద్ద ఉన్నారు, ప్రతి స్వీకర్తకు ప్రత్యేక లేఖ రాయడానికి ఇది సరైనది. ఇక్కడ, మీరు "మర్యాద కాపీని" లేదా "కార్బన్ కాపీ" ను ఉపయోగించాలి, ప్రతి గ్రహీత లేఖను ఎవరు స్వీకరించారో తెలిపాడు. మీ సిగ్నేచర్ మరియు ప్రింట్ పేరు క్రింద లేఖలోని దిగువన ఉన్న ఇతర గ్రహీతల పేర్ల తరువాత "cc:" అక్షరాలను జోడించడం ద్వారా దీన్ని చేయండి. ఫార్మాటింగ్ యొక్క ఉదాహరణ ఇక్కడ ఉంది:
శ్రీమతి రాబిన్ బిర్చ్, చైర్పర్సన్
ABC ఆస్తి కార్పొరేషన్ డైరెక్టర్ల బోర్డు
123 సిటీ వీధి
శాన్ ఫ్రాన్సిస్కో, కాలిఫోర్నియా 94105
ప్రియమైన శ్రీమతి బిర్చ్:
లెటర్
భవదీయులు, నీ పేరు
CC: Mr. జాక్ Haslam, డాక్టర్. ఒలివియా బ్లోవర్
మీరు "మిస్టర్ జాబ్ హాస్లాం" కు మీ రెండవ లేఖను "శ్రీమతి రాబిన్ బిర్చ్ మరియు డాక్టర్ ఒలివియా బ్లోవర్" అని పిలుస్తారు. మీరు సరైన గ్రహీత మరియు మర్యాదపూర్వక కాపీ పేర్లను చేర్చారని నిర్ధారించుకోవడం కోసం మీ కాపీలు అన్నింటికీ ప్రాసెస్ చేయడం మంచి ఆలోచన.
