రాబోయే సమావేశంలో సహోద్యోగులు మరియు సిబ్బంది సభ్యులకు తెలియజేయడానికి ఒక సరళమైన మార్గంలో వ్యాపార సంతకం లేదా మెమో. సమావేశం సమర్థవంతమైన నోటీసు ప్రాథమిక సమావేశ సమాచారాన్ని ఒక స్పష్టమైన, సంక్షిప్త మరియు వృత్తిపరమైన పద్ధతిలో అందిస్తుంది.
ఖచ్చితమైన సమాచారం
- సాధారణ నాలుగు-పాయింట్ ఫార్మాట్ను అనుసరించండి శీర్షిక కోసం, వీటిని కలిగి ఉండాలి టు, నుండి, తేదీ మరియు Subject మీ సిబ్బంది సమావేశానికి వృత్తాకారంలో ___ "దిశ" ఫీల్డ్లో సమావేశానికి ఆహ్వానించబడిన అందరిని చేర్చాలి. "ఫ్రం" మీ పేరు మరియు ఉద్యోగ శీర్షికను జాబితా చేస్తుంది. ఇది పంపిణీ రోజున నోటీసు తేదీ. 2019 ఆగస్టు 15 న "మేనేజర్ల సమావేశం" వంటి "సబ్జెక్ట్" ఫీల్డ్లో మెమో ఏది వ్రాస్తుందో వ్రాయండి."
- సమావేశానికి ఉద్దేశ్యం సమయం మరియు స్థానంతో సహా అన్ని ప్రాథమిక సంబంధిత సమాచారంతో సహా ప్రారంభ పేరాలో. ఉదాహరణకు, "సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం సవరించిన ఉద్యోగి ప్రోత్సాహక ప్రణాళిక గురించి చర్చిస్తుంది. సమావేశం 3 గంటలకు ప్రారంభమవుతుంది. ప్రధాన సమావేశ గదిలో మరియు ఒక గంటకు చివరిది. అన్ని నిర్వాహకులు మరియు పర్యవేక్షకులు హాజరు కావాలి. "
- కవర్ చేయబడే దాని సారాంశాన్ని అందించండి మెమో యొక్క సమావేశంలో సమావేశంలో. సాధ్యమైతే, సమాచారాన్ని క్లుప్తంగా ఉంచండి; అసలు సమావేశంలో చర్చించాల్సిన వివరాలను వదిలివేయండి. ఉదాహరణకు, "మీ ఫీడ్బ్యాక్ ఫలితంగా, సెప్టెంబరు 1, 2019 న సవరించిన ఉద్యోగి ప్రోత్సాహక ప్రణాళికను కంపెనీ ప్రారంభిస్తుంది. కొత్త ప్లాన్ అమ్మకాలు బృందాలు ప్రతి నెల మరియు త్రైమాసిక లక్ష్యాలను చేరినప్పుడు కేవలం వ్యక్తులకు మాత్రమే కాకుండా, ప్రతిఫలాలను ఇస్తుంది. మేము జట్లు పని మా సేల్స్ సిబ్బంది ప్రయోజనం గుర్తించి ఆర్థిక ప్రోత్సాహకాలు ఈ ధోరణి ప్రోత్సహించటానికి ఆశిస్తున్నాము. "
చిట్కాలు
-
నోటీసులోని అన్ని సమాచారం సమావేశానికి సంబంధించినది. సమావేశంలో చర్చించబడని ఏ కంపెనీ సంబంధిత సమస్యలతో సంబంధం ఉన్న సమాచారాన్ని కూడా నివారించండి.
సమావేశం ముందు
- వారు సిద్ధం కావాలా నోటీసు గ్రహీతలకు తెలియజేయండి సమావేశానికి హాజరుకావడానికి ముందుగానే ఏవిధంగానైనా పదార్థాలను చదవడం. ఒక ఉదాహరణ కావచ్చు: "మీరు ప్రతిరోజు చివరి నాటికి సవరించిన ప్రోత్సాహక ప్రణాళిక ఆకృతి మరియు విధానాలను ఇమెయిల్ చేస్తారు. దయచేసి ముందుగా పత్రాలను సమీక్షించండి అందువల్ల మీరు విషయాలను చర్చించడానికి మరియు అవసరమయ్యే వివరణ కోసం అడగడానికి సిద్ధం కావాలి."
- సమావేశ కార్యక్రమాలను పంపిణీ చేసినప్పుడు ఆహ్వానితులు చెప్పండి. ఉదాహరణకు: "సమావేశానికి కనీసం 24 గంటల ముందు ఇమెయిల్ ద్వారా ఎజెండాను నేను పంపిణీ చేస్తాను దయచేసి రసీదు మీద అజెండాని సమీక్షించండి."
- ఆహ్వానితులకు సమావేశానికి హాజరు కానట్లయితే వెంటనే మీకు తెలియజేయమని అడగండి, కాబట్టి మీరు వారితో సమాచారాన్ని సమీక్షించడానికి కొంత సమయం షెడ్యూల్ చేయవచ్చు. మీరు ఒక తప్పనిసరి సమావేశం మెమోను పంపిస్తున్నప్పటికీ, కొంతమంది ఉద్యోగులు లేదా ఆహ్వానితులు పని సంబంధిత యాత్రలో సెలవులో లేదా పట్టణంలో ఉండవచ్చు.
చిట్కాలు
-
సమావేశానికి సంబంధించి ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ఇవ్వడం లేదా అసలు సమావేశంలో అన్ని వివరణలు ప్రస్తావించబడినట్లయితే, ఆహ్వానితులు మీకు తెలుసనివ్వండి. మీరు ప్రశ్నలను ముందుగానే ప్రశ్నిస్తే, ఒక టెలిఫోన్ నంబర్ లేదా ఈమెయిల్ చిరునామాను అందించండి.
