మీరు క్లబ్ సమావేశాన్ని అమలు చేస్తున్నప్పుడు, మీరు ఒకేసారి క్లబ్ సభ్యులతో కమ్యూనికేట్ చేస్తారు, భవిష్యత్తులో క్లబ్ కార్యకలాపాలు నిర్వహించడం మరియు ముఖ్యమైన నిర్ణయాలు తీసుకుంటారు. సమర్థవంతంగా సమావేశం అమలు చేయడానికి, మీరు ఏర్పాటు చేయాలి మరియు ఒక ప్రణాళికను కలిగి ఉండాలి. సమావేశ అజెండాలో అన్ని అంశాలని పరిష్కారంలో సమావేశమంతటా సమావేశం సులభతరం చేస్తుంది.
ముందుగా సిద్ధం. సమావేశానికి మీ లక్ష్యాలు ఏమిటో నిర్ణయించండి మరియు ఆ లక్ష్యాలను నెరవేర్చడానికి ఒక నిర్దిష్టమైన ప్రణాళికను రూపొందించండి. మీరు క్లబ్బులో సభ్యులకు పంపిణీ చేయటానికి ఈ జాబితా యొక్క కాపీలను తయారు చేసుకొని ఈ జాబితాను తయారుచేయండి.
ఆహ్వాన వాతావరణాన్ని సృష్టించండి. సమావేశానికి ముందు రిఫ్రెష్మెంట్లను సేకరించి, క్లబ్ సభ్యులు సమావేశ ప్రదేశంలో ప్రవేశించినప్పుడు మృదువైన సంగీతాన్ని కలిగి ఉండండి. ఇది సమావేశం ప్రారంభమవడానికి ముందు సభ్యులను విశ్రాంతి మరియు సమాజములను ప్రోత్సహించే వాతావరణాన్ని సృష్టిస్తుంది.
సమయం ప్రారంభించండి. మీరు ప్రారంభించడానికి ప్లాన్ చేయడానికి ముందు ఐదు నిమిషాల ప్రకటన చేయండి. క్లబ్ సభ్యులను కూర్చోవడం, సమావేశ అజెండా యొక్క కాపీలు అందజేయడం వంటివి. మీరు ప్రారంభించడానికి సిద్ధం కావడానికి క్లబ్ సభ్యులు అజెండాను సమీక్షించడాన్ని అనుమతిస్తుంది.
కొత్త క్లబ్ సభ్యులు పరిచయం. కొత్త సభ్యులను పరిచయం చేయడానికి ఐస్ బ్రేకర్ సెషన్స్ ఉత్తమ మార్గం. వారు పెరిగారు పేరు వారు కలిగి, వారు పాఠశాలకు వెళ్లి ఎందుకు వారు మీ క్లబ్ చేరడానికి నిర్ణయించుకుంది.
మునుపటి సమావేశంలోని నిమిషాలను సమీక్షించండి. ఇది గత సమావేశంలో తీసుకున్న చర్యల క్లబ్ సభ్యులను గుర్తు చేస్తుంది మరియు ప్రస్తుత సమావేశ విషయాలపై కొత్త సభ్యులకు మంచి అవగాహన కల్పిస్తుంది.
పనిలో ఉండండి. సమావేశ అజెండాను ఎల్లప్పుడూ అనుసరించండి. మీ ఎజెండాలో లేని విషయం గురించి ఎవరైనా చర్చించాలనుకుంటే, ఈ విషయం పై ప్రత్యేకమైన కాగితం మీద వ్రాసి తదుపరి సమావేశంలో పరిష్కరించండి.
ప్రశ్నలు మరియు సమాధానాల కోసం సమయాన్ని అనుమతించండి. క్లబ్ సభ్యులకు బహుశా ప్రశ్నలుంటాయి, అందువల్ల వారికి సమాధానం ఇవ్వండి. వారి చేతిని పెంచడానికి మరియు వ్యక్తిగతంగా ప్రతి సభ్యునికి కాల్ చేయటానికి ప్రశ్నలతో ఉన్నవారిని అడగండి. భవిష్యత్ సమావేశాల కోసం సలహాలను చేయడానికి క్లబ్ సభ్యులను ప్రోత్సహించే మంచి సమయం కూడా ఇది.
సమయం ముగిసింది. ఒక ప్రత్యేక ముగింపు సమయం కలిగి ట్రాక్ లో ఫెసిలిటేటర్ ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది. క్లబ్ సభ్యులు అదనపు ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలను కలిగి ఉంటే, సమావేశం వాయిదా పడిన తర్వాత మీతో మాట్లాడటానికి వారిని ఆహ్వానించండి.
