ఒక శాశ్వత జాబితా వ్యవస్థ అనేది ఒక గణాంక ప్రక్రియల సమితి, ఇది కంపెనీని ఆర్థిక జాబితా సమాచారాన్ని నివేదించడానికి సహాయపడుతుంది. చాలా కంపెనీలు ఈ వ్యవస్థను ఉపయోగించుకుంటున్నాయి - ముఖ్యంగా ఉద్యోగ ఆర్డర్ ఖర్చు అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగించడం, లేదా అనేక రకాల జాబితాను అమ్మడం. కంపెనీలు అది అమలు చేయడానికి ముందు శాశ్వత వ్యవస్థ యొక్క ప్రయోజనాలు మరియు అప్రయోజనాలు సమతుల్యం చేయాలి.
ఖచ్చితమైన రిపోర్టింగ్
కంపెనీలు తరచూ ఖచ్చితమైన ఆర్థిక నివేదికను శాశ్వత జాబితా వ్యవస్థతో అనుభవిస్తాయి. ఖాతాదారులు ప్రతి జాబితా లావాదేవీ తరువాత సాధారణ లెడ్జర్ ను అప్డేట్ చేస్తారు. ఇది సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాలో ఉంటుంది, ఇది చేతిపై వాస్తవిక భౌతిక జాబితాను దగ్గరిగా చూపుతుంది. యజమాని మరియు మేనేజర్లు అప్పుడు జాబితా విలువలు రిపోర్టింగ్ ఖచ్చితత్వం ఆధారంగా నాణ్యత నిర్ణయాలు చేయవచ్చు. అకౌంటెంట్లు ప్రతి ఒక్కరిని సాధారణ లెడ్జర్ ద్వారా ట్రాక్ చేస్తుండటంతో, బహుళ జాబితా రకాలు కూడా ఈ పద్ధతి నుండి ప్రయోజనం పొందుతాయి.
ఎలక్ట్రానిక్ మేనేజ్మెంట్
శాశ్వత జాబితా వ్యవస్థ తరచుగా లావాదేవీలను రికార్డు చేయడానికి ఎలక్ట్రానిక్ విధానాలను ఉపయోగిస్తుంది. వస్తువుల అమ్మకం ఉన్నప్పుడు దుస్తులు చిల్లర వాడకం బార్కోడ్ వ్యవస్థకు ఒక ఉదాహరణ. సంస్థ యొక్క జాబితా విలువను నవీకరించే ప్రతి స్కాన్ రికార్డుల డేటా. అకౌంటెంట్లు సాధారణ సమాచారంతో సమీకృతం చేయడానికి ఈ సమాచారాన్ని ఉపయోగిస్తున్నారు. కంపెనీలు కేవలం ఇన్-టైం సిస్టమ్ను ఉపయోగించి వస్తువులు ఆర్డర్ చేయడానికి డేటాను ఉపయోగిస్తాయి. ఎలక్ట్రానిక్ ఆర్దరింగ్ స్టాక్ అవుట్లను మరియు కోల్పోయిన అమ్మకాలను నిరోధించడానికి సహాయపడుతుంది.
ఖరీదు
అనేక శాశ్వత జాబితా వ్యవస్థలు ఖరీదైనవి. ఈ వ్యవస్థలకు ఖర్చు రెండు రెట్లు. వ్యవస్థ పని చేయడానికి అవసరమైన సాంకేతికత ప్రధాన మూలధన వ్యయం అవుతుంది. సాంకేతికతకు కొత్త మార్పుల కోసం వ్యవస్థను నవీకరించడం కూడా ఖరీదైనది. వ్యవస్థను సరిగా ఉపయోగించటానికి శిక్షణ ఉద్యోగులు ఇంకా మరొక వ్యయం. పాలనా పక్కన, కంపెనీలు వ్యవస్థ పని చేయవచ్చు మరియు సాధారణ లెడ్జర్ తరచుగా మార్పులు నిర్వహించడానికి ఎవరు అకౌంటెంట్లు కనుగొనేందుకు ఉండాలి.
ప్రాసెస్
శాశ్వత జాబితా వ్యవస్థలు తరచూ సమయం పడుతుంది. ఒక సంస్థ యొక్క సాధారణ లెడ్జర్కు ఎలక్ట్రానిక్ అప్డేట్స్ ఖాతా సంస్కరణల అవసరానికి కారణం కావచ్చు. అకౌంటెంట్లు తరచూ విపరీతమైన ఖర్చులను ప్రతి వారంలో లేదా నెలవారీగా ఖర్చు చేస్తాయి. పెర్సిస్టెంట్ లోపాలు కూడా మరింత సంక్లిష్టతలకు కారణమవుతాయి. ఖాతాదారుల లోపాలను సరిదిద్దడానికి మరియు కంపెనీ పుస్తకాలను మూసివేసే ముందు జాబితా ఖాతాను సమతుల్యం చేయాలి. సరికాని జాబితా గణాంకాలను నివేదించడం ఒక ఆడిట్ను ప్రేరేపించగలదు, ఫలితంగా సంస్థకు సంభావ్య సమస్యల ఏర్పడవచ్చు.
