నాన్-చెల్లింపు ఖాతాదారులకు సేకరణ లేఖలను రాయడం ప్రతి వ్యాపార యజమాని యొక్క అనివార్యమైన పని. మీరు చెల్లించాల్సిన మీ చెల్లింపులను పెంచుకోవటానికి, ముందుగా చెల్లించిన ఖాతాల మీద వసూలు చేయటానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు, క్రెడిట్ను జారీ చేసే ముందుగానే మరియు వివరణాత్మక చెల్లింపు విధానాన్ని రూపొందించండి.
చెల్లింపు విధానాన్ని సృష్టించండి
చెల్లింపును వాయిదా వేయడానికి కస్టమర్ లేదా క్లయింట్ని అనుమతించే ముందు, క్రెడిట్ లేదా చెల్లింపు తర్వాత చెల్లింపు లేదా చెల్లింపు తర్వాత, మీ నిబంధనలను పేర్కొన్న చెల్లింపు విధానాన్ని అభివృద్ధి చేయండి. ఇన్వాయిస్ జారీ చేసిన తర్వాత 10 రోజులు లేదా 30 రోజులు వంటి చెల్లింపు గడువు ముగిసినప్పుడు మీరు పరిగణించవలసిన వివరాలను ఇది కలిగి ఉండాలి. చెల్లింపులు కొనసాగించకపోతే, చెల్లింపులు, చివరి ఫీజులు జారీ చేయడం, సేవలను నిలిపివేయడం లేదా చట్టపరమైన చర్యలు తీసుకోవడం వంటి వాటి గురించి కూడా వివరాలను చేర్చండి.
ప్రత్యేకతలు చిరునామా
కస్టమర్తో మీ సేకరణ లేఖను డ్రాఫ్టింగ్ లో మీ ఒప్పంద ఒప్పందాన్ని చూడండి. ఆర్డర్, ఇన్వాయిస్ నంబర్, సర్వీస్ లేదా కొనుగోలు చేసిన తేదీ మరియు అసలు చెల్లింపు తేదీని సూచిస్తుంది. సేకరించటానికి మునుపటి ప్రయత్నాలు ఉన్నట్లయితే, వారికి కూడా చెప్పండి మరియు కస్టమర్ మొత్తాన్ని ఫెనాల్టీలతో కలిపి ఇవ్వండి. ఉదాహరణకు, "అక్టోబర్ 1 న 1,000 నీటి సీసాలు మీ ఆర్డర్ పంపిణీ మరియు $ 250 కోసం ఒక వాయిస్ నవంబర్ 3 న చెల్లింపు తేదీ అక్టోబర్ 3 ఇమెయిల్ ద్వారా జారీ చేయబడింది. మీ ఖాతా ఇప్పుడు 30 రోజుల గడువు మరియు మీ ఖాతా ఒక అంచనా $ 25 ఫీజు, మీ అత్యుత్తమ బ్యాలెన్స్ $ 275, వెంటనే చెల్లించాల్సి."
సానుభూతితో, ఇంకా స్థిరంగా ఉండండి
కొంతమంది చెల్లించని వినియోగదారులు వారి బిల్లులను కొట్టివేయవచ్చు, ఇతరులు వారి చెల్లింపు తేదీని మర్చిపోయారు లేదా తీవ్రమైన నగదు ప్రవాహ సమస్యలను కలిగి ఉండవచ్చు. రక్షణాత్మక వాటిని ఉంచకుండా నివారించడానికి సేకరణ అక్షరాలను వ్రాసేటప్పుడు వినియోగదారులకు సందేహం యొక్క ప్రయోజనం ఇవ్వండి. ఉదాహరణకు, "ఊహించలేని పరిస్థితులు తలెత్తుతాయి మరియు మేము ఈ విషయాన్ని పరిష్కరించడానికి మీతో కలిసి పనిచేయడానికి మేము కట్టుబడి ఉన్నామని మేము అర్థం చేసుకున్నాము." ఈ విధానం కస్టమర్ను అవమానించడం కాదు, అయితే పరిస్థితులను బట్టి చెల్లింపు తప్పకుండా చేయబడిందని స్పష్టమవుతుంది.
ధృవీకరణ పత్రాలను అటాచ్ చేయండి
గతంలో జారీ చేయబడిన ఇన్వాయిస్లు, సమస్యపై గత సుదూర, మీ చెల్లింపు విధానానికి సంతకం చేయబడిన ఒప్పందం లేదా లిఖిత ఒప్పందం మరియు సంగ్రహాల కాపీ. మీరు బ్యాలెన్స్లో చర్చలు లేదా పాక్షిక చెల్లింపులు తీసుకోవాలనుకుంటే, మీ ఆఫర్ యొక్క ప్రత్యేక నిబంధనలను వివరించండి. కస్టమర్ ప్రశ్నలను కలిగి ఉంటే కాల్ చేయడానికి నంబర్ను అందించండి మరియు సులభంగా చెల్లింపు కోసం ముందే చెల్లించిన, స్వీయ-చిరునామా కవరును కలిగి ఉంటుంది.
ఒక అటార్నీని ఉపయోగించండి
గత-నిర్ణాయక ఖాతాలపై సేకరించిన పునరావృత ప్రయత్నాలు ఫలవంతమైనదిగా నిరూపించకపోతే, మీ తరఫున సేకరించిన లేఖను ఒక న్యాయవాది పంపించాలని మీరు కోరుకోవచ్చు. మీ న్యాయవాది చిన్న దావా కోర్టు బెదిరింపులను, సేకరణ సంస్థకు నివేదన, క్రెడిట్ రిపోర్టింగ్ లేదా ఇతర చట్టపరమైన చర్యలను సిఫార్సు చేయవచ్చు. చట్టబద్దమైన నిపుణుడికి మీ సేకరణ ప్రయత్నాలను సమకూర్చుకోవాలంటే, మీరు మీ కస్టమర్ నుండి సమర్థవంతంగా సేకరించగల మొత్తానికి వ్యయం-ప్రయోజనం తీసుకుంటున్నారని అర్థం. ఉదాహరణకు, ఒక $ 50 బిల్లు కోసం సేకరణ లేఖ రాయడానికి ఒక న్యాయవాది ఉపయోగించి ఖర్చు-సమర్థవంతంగా కాదు, కానీ ఒక $ 10,000 ఖాతాలో సేకరణ కోసం ప్రొఫెషనల్ సహాయం ఉద్యోగం దాదాపు ఖచ్చితంగా వ్యయం విలువ ఉంటుంది.
