ప్రతిపాదనకు, లేదా RFP కోసం బిడ్ కోసం అభ్యర్థన లేదా విక్రేత కోసం వ్యాపారం లేదా సంస్థ చేసిన పత్రం. ఉదాహరణకు, నిర్మాణ సంస్థకి వడ్రంగులు అవసరం కావచ్చు లేదా ఒక ఆసుపత్రిని ఒక వెబ్ సైట్ ను రూపొందించడానికి ఒక వెబ్ డిజైనర్ అవసరం కావచ్చు. RFP లు సాధారణంగా విక్రేత మార్గదర్శకాలతో అధికారిక పత్రాలు. వారు అభ్యర్థనను రూపొందించే వ్యాపార వివరాలను, విక్రయదారుల కోసం విన్నపాల ప్రక్రియ, విక్రేత లేదా అమ్మకందారులని ఎంచుకునే ప్రక్రియ, కాంట్రాక్టు ప్రక్రియ మరియు సంవిధాన సమయంలో కమ్యూనికేషన్ ప్రాసెస్ కోసం ఎంపిక చేసే ప్రక్రియ.
ముందుగా మీ సమాచారాన్ని సేకరించండి. మీ ఆర్థిక నివేదికలు, బడ్జెట్లు, కాంట్రాక్టులు, ఒప్పందాలు మరియు ప్రాజెక్టుకు సంబంధించిన ఏవైనా ఇతర పత్రాలు ఉన్నాయి. ఇది మీ RFP ను సులభం చేస్తుంది.
ఒక సమీక్ష లేదా పరిచయాన్ని వ్రాయండి, కొన్నిసార్లు దీనిని "కార్యనిర్వాహక సారాంశం" అని పిలుస్తారు. ఈ విభాగం దాని పరిశ్రమలో అభ్యర్థనను మరియు దాని స్థానమును తయారుచేసే వ్యాపారం లేదా సంస్థను పరిచయం చేస్తుంది. సారాంశం కూడా అభ్యర్థనలను కోరిన ప్రోగ్రాం లేదా వ్యాపార అవసరాన్ని హైలైట్ పద్ధతిలో అందిస్తుంది.
విక్రేతలు ప్రతిస్పందిస్తారు పరంగా, స్పష్టంగా వివరణలను అందించండి. మీ ప్రాజెక్ట్ యొక్క స్వభావం మరియు పరిధిని, మీ అవసరాలు, మీ అంచనా ఫలితం మరియు ఇతర ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వచించండి. ప్రత్యేకంగా ఉండండి; ఒక వెబ్ సైట్ రూపకల్పన మరియు ఒక వెబ్ సైట్ రూపకల్పన, నవీకరించబడింది మరియు క్రమం తప్పకుండా నిర్వహించాల్సిన అవసరం మధ్య ఒక ముఖ్యమైన వ్యత్యాసం ఉంది.
విన్నపం ప్రక్రియ సమయంలో కమ్యూనికేషన్ ప్రాసెస్ ఎలా నిర్వహించబడుతుందనే సూచనలను స్పష్టంగా తెలియజేయండి. మీరు విక్రేతలు మీ సంస్థలో ఒక వ్యక్తిని సంప్రదించాలని కోరుకుంటే, ఆ స్పష్టం చేయండి. విక్రేతలకు హాజరు కావడానికి ఒక ప్రదర్శన ఉంటే, దానిపై అన్ని వివరాలను చేర్చండి. మీరు విక్రేతలు మిమ్మల్ని ప్రాసెస్ చేయకూడదనుకుంటే, ఈ ప్రక్రియలో ఖచ్చితంగా నిర్వచించవచ్చు. వేలం వేయబడాలి, గడువు ఏది అయినా మరియు గడువు ఏది అయినా మీరు ఎలా చేయాలో నిర్ణయిస్తారు.
RFP ఒక ఒప్పందం కాదు మరియు దానికి ప్రతిస్పందించడం ఎంపికకు హామీ ఇవ్వదని వివరించండి. విక్రేత యొక్క సమయం విలువ చేసే విక్రేత యొక్క ప్రతిస్పందనని చేసే సమాచారాన్ని చేర్చాలో లేదో నిర్ధారించుకోండి. ప్రాజెక్ట్ చురుకుగా ఉన్నప్పుడు బడ్జెట్, కాంట్రాక్టు, చెల్లింపుల రూపాలు మరియు పని యొక్క మూల్యాంకనంపై వివరాలు తెలియజేయండి.
విక్రేతలను పరిగణనలోకి తీసుకోవడానికి ఏదైనా చట్టపరమైన, కాపీరైట్, భీమా మరియు నైతిక పరిశీలనలను చేర్చండి. ఇందులో, గోప్యత ఒప్పందాలు, మైనారిటీ విక్రేత అవసరాలు, స్థానిక నిబంధనలు, భద్రతా పరిశీలనలు మరియు వ్యాపార పద్ధతులు వంటి వాటికి మాత్రమే పరిమితం కాదు.
ప్రతిస్పందనలను ఎలా ఫార్మాట్ చేయాలి అనేదానికి ఏ ప్రత్యేక సూచనలను పేర్కొనండి. మీరు వారి ప్రతిపాదన సంఖ్యలను చూడాలనుకుంటున్నారని, బీమా సమాచారం లేదా వ్యాపార లైసెన్సుల కాపీలు వంటి వారి ప్రతిపాదనలతో ఏ సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి అనేదానిపై విక్రేతలను వివరించండి.
ఎంపిక ప్రక్రియ గురించి అంచనా వేయబడిన ముగింపును చేర్చండి. విక్రయదారులు వారు ఉద్యోగానికి రాకపోతే ఉద్యోగం కోసం ఎంపిక చేయబడిందా అని ఆశించటం లేదా ప్రకటించాలా వద్దా అని తెలియజేస్తుంది.
