మీరు ఇకపై అతనిని సేవ చేయని కస్టమర్కు తెలియచేసే మార్గం మీ వ్యాపార కీర్తిని తయారుచేస్తుంది లేదా విరిగిపోతుంది. వినియోగదారుడు ఇంటర్నెట్ మరియు మీ కంపెనీ గురించి మీ అభిప్రాయాలను సులభంగా వ్యక్తం చేయవచ్చు, అందువల్ల అతడు నిరాటంకంగా లేదా డిమాండ్ చేస్తున్నా, మీరు మీ సందేశాన్ని అగౌరవపరచకుండానే కమ్యూనికేట్ చేయాలి. కస్టమర్కు ఒక లేఖ రాయడం అనేది వార్తలను విచ్ఛిన్నం చేయడానికి ఉత్తమమైన మార్గం ఎందుకంటే ఇది ఏమిటో చెప్పడం గురించి ఆలోచించడం సమయాన్ని ఇస్తుంది మరియు కస్టమర్ని ఇబ్బందికర ప్రజా సన్నివేశం నుండి రక్షిస్తుంది.
కస్టమర్కు లేఖను రాయండి మరియు నేటి తేదీ నాటికి మీ కంపెనీ ఇకపై అతనిని సేవ చేయలేదని వ్రాయండి. కస్టమర్ ఈ నిర్ణయం అంతిమ మరియు సంధి చేయుట, వాదన లేదా అభ్యర్ధన కోసం తెరిచి లేదని అర్థం చేసుకునే విధంగా సాధారణ, స్పష్టమైన, సంస్థ భాషని ఉపయోగించండి.
ప్రతికూల పరిస్థితులకు బదులుగా పరిస్థితిలో అనుకూల దృష్టి కేంద్రీకరించడం ద్వారా మీరు ఈ నిర్ణయాన్ని ఎందుకు తీసుకున్నారనే కారణంతో ప్రసంగించండి. ప్రత్యేకతలుగా వెళ్లడానికి కాకుండా సాధారణ కారణాన్ని ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకి, కస్టమర్ వెళ్ళి మీ ఉద్యోగుల పట్ల మాటలతో అసంబద్ధం చేస్తే, అతను అనాగరికంగా ఉన్నాడని రాయవద్దు. బదులుగా, మీ కంపెనీ తన అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉండలేదని మరియు అతను మరొక కంపెనీ ద్వారా మంచి సేవలను అందిస్తాడని చెప్పండి. వాస్తవానికి, కస్టమర్ యొక్క "అవసరాలు" అతని నిలకడగా ఉద్రిక్త వైఖరిని కలిగి ఉంటాయి, కానీ మీరు ఈ నిర్ణయాన్ని మీరు అతని ఉత్తమ ఆసక్తులను గుర్తుకు తెచ్చారని భావిస్తున్నారని భావిస్తున్నారు.
ప్రత్యామ్నాయంగా, మరింత నిర్దిష్ట వ్యాపార కారణాన్ని ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, మీ కస్టమర్ బేస్ మీ వినియోగదారులందరికీ నాణ్యమైన సేవలను అందించలేకపోతుందని మరియు దాని ఫలితంగా మీరు కొంతమందికి వెళ్ళడానికి వీలు కలిగి ఉండటం వలన మీరు వేగంగా పెరుగుతున్నారని క్లయింట్కు తెలియజేయవచ్చు. మీ సమయాన్ని చాలా వరకు తీసుకునే డిమాండ్ క్లయింట్ను మీరు అనుమతించాల్సిన అవసరం ఉంటే, మీరు అతని అంచనాలకు అనుగుణంగా సేవలను అందించలేరని చెప్పండి.
కొన్ని మార్గదర్శకత్వం లేదా కనీసం శుభాకాంక్షలు అందించండి. ఉదాహరణకు, కస్టమర్కు మరొక స్థానిక వ్యాపారానికి రిఫెరల్ ఇవ్వండి, అదే విధమైన సేవను మీకు అందించండి. మీరు మీ కస్టమర్లను తగ్గించుకుంటే, మీ చిన్న వ్యాపారం డిమాండ్తో ఉండలేవు ఎందుకంటే ఇది బాగా పనిచేస్తుంది. మీరు వాటిని భర్తీ చేయడంలో సహాయం చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్నట్లయితే వినియోగదారులకు మరింత అవగాహన ఉంటుంది. అయితే, ఒక కస్టమర్ తన పేలవమైన వైఖరి కారణంగా వెళ్ళిపోతున్నట్లయితే, పోటీదారులకు అతన్ని సూచించకండి, ఎందుకంటే అతడితో వ్యవహరించాల్సిన అవసరం లేదు. ఇలాంటి సందర్భాల్లో, మీ లేఖను "నేను మీకు బాగానే ఉన్నాను" అని చెప్పడం ద్వారా మీ లేఖను మూసివేయండి.
