వెబ్స్టర్ యొక్క నిఘంటువు సాధారణంగా ఒక మెయిల్ లేదా ఒక సమూహానికి వ్రాయబడిన లేదా ముద్రించిన సందేశం వలె ఒక లేఖను నిర్వచిస్తుంది, ఇది సాధారణంగా మెయిల్ ద్వారా పంపబడుతుంది. అయితే, మా ఎలక్ట్రానిక్ వయస్సులో, అనేక ఉత్తరాలు ఇమెయిల్ ద్వారా బదిలీ చేయబడతాయి, ఇమెయిల్ ద్వారా లేదా అటాచ్మెంటుగా. ఈ ధోరణి ఉన్నప్పటికీ, వ్యాపార ఉత్తరాలు సంప్రదాయ విధులను కలిగి ఉన్నాయి. ఈ విధంగా, వ్యాపార భాగస్వాములతో సరైన అభిప్రాయాన్ని సంపాదించటానికి వ్యాపార ప్రపంచంలో ఉన్నవారు ఈ పనులను గుర్తించటం కీలకమైనది.
అమ్మకాలు
ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపారాన్ని నిర్వహించడానికి ధోరణి ఉన్నప్పటికీ, "సాంప్రదాయ సేల్స్ అక్షరాలు ఆధునిక వ్యాపారానికి ముఖ్యమైన సాధనంగానే మిగిలి ఉన్నాయి" అని కాలిఫోర్నియా స్టేట్ యూనివర్సిటీ స్కూల్ ఆఫ్ బిజినెస్ అండ్ ఎకనామిక్స్ మరియు స్యూ సి. క్యాంప్ వద్ద ప్రొఫెసర్ ఎమెరిటస్, గార్డ్నర్-వెబ్ కళాశాలలో అసోసియేట్ ప్రొఫెసర్ బ్రాయ్హిల్ స్కూల్ ఆఫ్ మేనేజ్మెంట్. అంతేకాకుండా, జిమ్మెర్ మరియు క్యాంప్ చాలా వ్యాపార లేఖలు వాస్తవానికి అమ్మకాల లేఖలు కావడం వలన వారు ఉద్దేశించిన ప్రయోజనం, గ్రహీతలకు వస్తువులను లేదా సేవలను విక్రయించడానికి ప్రోత్సహించడం. అమ్మకాల ఉత్తరాల యొక్క ఐదు ముఖ్య లక్ష్యాలు ఉన్నాయి:
- గ్రహీత దృష్టిని ఆకర్షించడానికి.
- గ్రహీతతో స్నేహపూర్వక సంబంధాన్ని ఏర్పరచటానికి.
- గ్రహీత యొక్క కొనుగోలు ఉద్దేశాలను విజ్ఞప్తి.
- చర్య తీసుకోవడానికి స్వీకర్తని ఒప్పించటానికి.
- చర్య తీసుకోవడానికి అవకాశం గ్రహీత అందించడానికి.
పబ్లిక్ రిలేషన్స్
లక్ష్యంగా ఉన్న ప్రేక్షకుల నమ్మకాలు, వైఖరులు లేదా చర్యలను ప్రభావితం చేయడం పబ్లిక్-సంబంధాల ప్రయత్నం యొక్క లక్ష్యం. మెల్విన్ ఎల్. డెఫ్లూర్ మరియు ఎవెరెటీ ఇ. డెన్నిస్, "అండర్స్టాండింగ్ మాస్ కమ్యూనికేషన్: ఎ లిబరల్ ఆర్ట్స్ పెర్స్పెక్టివ్" లకు సహకారం అందించే ఒక పబ్లిక్-రిలేషన్ లెటర్ తో ఇలాంటివి ఉన్నాయి. పిఆర్ లెటర్స్ ప్రధాన లక్ష్యం సంస్థ ప్రేక్షకుల అభిప్రాయాన్ని అనుకూలంగా ప్రభావితం చేయడం లేదా సంస్థ.
పబ్లిక్-రిలేషన్ లెటర్స్ యొక్క కొన్ని ఉదాహరణలు క్రింది లక్ష్యాలను నెరవేర్చడానికి కృషి చేస్తాయి:
- కొత్త వ్యాపారాన్ని ప్రచారం చేయండి.
- ఛార్జ్ ఖాతాలను తెరవడానికి వినియోగదారులను ఆహ్వానించండి.
- వారి వ్యాపారం కోసం కస్టమర్లకు ధన్యవాదాలు.
- కమ్యూనిటీకి సంభావ్య వినియోగదారులను స్వాగతం.
- ప్రత్యేక అమ్మకం లేదా సేవను ప్రకటించండి.
- సంస్థ సేవలను ఉపయోగించడానికి ప్రోత్సాహకాలను అందించండి.
అభ్యర్థనలు మరియు ప్రతిస్పందనలు
అత్యంత సాధారణ వ్యాపార లేఖలు ఒక అభ్యర్థన చేయండి లేదా ఒకదానిని, జిమ్మెర్ మరియు క్యాంప్ స్టేట్కు ప్రతిస్పందిస్తాయి. అభ్యర్థన లేఖల ఉదాహరణలు, సమావేశ గదిని కేటాయించడం, ధర కోట్ను అభ్యర్థించడం, బిల్లింగ్ స్టేట్మెంట్ల కోసం అడగడం మరియు అపాయింట్మెంట్లను ఏర్పాటు చేయడం వంటివి ఉన్నాయి. ఏదేమైనా, జిమ్మెర్ మరియు క్యాంప్ ఈ నియమిత అక్షరాలు "మామూలుగా వ్యవహరించబడవు" అని సలహా ఇస్తాయి. కాబట్టి, మీరు అభ్యర్థనను సమర్పించినప్పుడు లేదా ఒకదానికి ప్రతిస్పందించినప్పుడు మీరు కొన్ని మార్గదర్శకాలను అనుసరించాలి:
- పూర్తి సమాచారం అందించండి.
- అసమంజసమైన అభ్యర్థనలను ఎప్పుడూ చేయవద్దు.
- ఖచ్చితమైన మరియు ఖచ్చితమైనదిగా ఉండండి.
- నిరుత్సాహపడకండి.
దావాలు మరియు సర్దుబాట్లు
వినియోగదారులు కొన్నిసార్లు తప్పు సేవ లేదా ఉత్పత్తులు గురించి ఫిర్యాదు. ఇటువంటి సందర్భాల్లో తలెత్తుతున్నప్పుడు, వ్యాపారాలు వినియోగదారులతో చర్చించడం ద్వారా సర్దుబాటు చేయవలసి ఉంటుంది. అదనంగా, వ్యాపారాలు కూడా దావా లేఖనాలను రాయడం, సరఫరాదారు సరైన ఉత్పత్తిని పంపించడంలో విఫలమైతే లేదా దాన్ని అన్నింటినీ రవాణా చేయకపోవడం వంటివి. ఏదేమైనా, జిమ్మెర్ మరియు క్యాంప్ ఒక దావా లేదా సర్దుబాటును ప్రతిస్పందించా లేదా లేదో, మీరు ఈ క్రింది నియమాలను మనస్సులో ఉంచుకోవాలి
- మీకు అన్ని వాస్తవాలు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
- దావాను వివరించేటప్పుడు ఖచ్చితమైన మరియు సంపూర్ణంగా ఉండండి.
- నిందారోపణ, భయపెట్టడం లేదా డిమాండ్ చేస్తూ ఉండండి..
- మర్యాదపూర్వకంగా ఉండండి.
- అన్ని సంబంధిత పార్టీలకు సమ్మతమైన పరిష్కారమైన పరిష్కారాన్ని సూచించండి.
సోషల్ కమ్యూనికేషన్స్
ప్రత్యేక సందర్భాలలో వ్యాపార కార్మికులకు శుభాకాంక్షలు తెలుపుతూ "సాధారణ మర్యాద మరియు సాంప్రదాయం", జిమ్మెర్ మరియు క్యాంప్ వ్రాయండి. యజమానులు ఒక సహచరుడు నష్టాన్ని లేదా విషాదంతో బాధపడుతున్నప్పుడు, అధికారిక ఆహ్వానాలకు తక్షణమే స్పందిస్తారు, పదవీవిరమణలను గుర్తించి, బహుమతులు, ఆతిథ్యం లేదా ప్రత్యేకమైన చికిత్సకు కృతజ్ఞతా భావాన్ని తెలియజేయాలి. అలాంటి పరిస్థితుల్ని ఒప్పుకోవడం కంపెనీని తప్పుగా వెలుగులోకి తెస్తుంది.
సరిగ్గా అక్షరాలు ఫార్మాట్ చేయండి:
- కంపెనీ లెటర్ హెడ్ ఉపయోగించండి.
- పేజీ యొక్క కుడివైపున అనురూప్యం యొక్క తేదీని సమలేఖనం చేయండి.
- పేజీ దిగువన ఉన్న గ్రహీత పేరు, అధికారిక శీర్షిక మరియు చిరునామాను ఉంచండి, ఎడమకు సమలేఖనమైంది.
- ఒక కామాతో, కాగానే కాదు, ఉదాహరణకు, నిరర్ధ పరచండి: ప్రియమైన Mr. జోన్స్,
- ఉత్తరానికి మరియు లేఖలోని మొదటి పేరా మరియు ప్రతి పేరా మధ్య మధ్య ఖాళీ స్థలం. ఏదేమైనా, ప్రతి పేరా యొక్క సింగిల్ స్పేస్.
- సూచన అక్షరాలను చేర్చవద్దు, నకలు సూచనలు మొదలైనవి
