మీరు మీ అంచనాలను అందుకోలేని ఒక ఉత్పత్తి లేదా సేవ గురించి వినియోగదారు కడుపుతో ఉన్నట్లయితే, మీ ఆందోళనలను నిర్ధారించడానికి ఉత్తమమైన మార్గాలలో ఒకటి ఫిర్యాదు లేఖను రాయడం ద్వారా తీవ్రంగా తీసుకుంటుంది. ఫిర్యాదు లేఖను ప్రారంభించడానికి ఉత్తమ మార్గంగా గుర్తించడం కష్టంగా ఉన్నప్పటికీ, మీరు తీసుకోగల అనేక వ్యూహాలు ఉన్నాయి.
ఉత్తరాలు సూచిస్తున్నారు
మీ ఫిర్యాదు లేఖను నిర్దిష్ట వ్యక్తికి ప్రసంగించడం వలన మీ లేఖ విస్మరించబడుతుందని లేదా "పగుళ్లు గుండా వస్తాయి" అని తగ్గిస్తుంది. మీ ఫిర్యాదుకు ప్రతిస్పందించడానికి అధికారం కలిగిన వ్యక్తికి మీ లేఖను ప్రారంభించండి. ఆ వ్యక్తి యొక్క శీర్షికను చేర్చడానికి మర్చిపోవద్దు. కస్టమర్ ఫిర్యాదులను ఎవరికి లేదా ఎక్కడికి పంపించాలో అనేదానికి సంబంధించి ఒక సంస్థ వెబ్సైట్కు సమాచారం ఉంటుంది. మీ లేఖ రాయడానికి ముందు మీరు దానిని సరైన వ్యక్తికి పంపించారో లేదో నిర్ధారించుకోండి.
పాయింట్ ను పొందండి
సాధ్యమైనంత ఎక్కువ ప్రత్యేకతలు మీ మొదటి పేరాకి ముందు, మీరు ప్రయత్నిస్తున్న సమస్యను సూచించే చిన్న శీర్షికతో ప్రారంభించండి. ఉదాహరణకు, మీ ఫిర్యాదు ఎయిర్లైన్ విమానంలో ఉంటే, ప్రయాణ, మార్గం మరియు విమాన సంఖ్య యొక్క తేదీని చేర్చండి. మీ మొదటి పేరా శీర్షిక తర్వాత ఫిర్యాదు సంగ్రహించేందుకు ఉండాలి. మీ మొదటి పేరా యొక్క మొదటి వాక్యంలో త్వరగా పాయింట్ పొందండి, మరియు సంస్థ యొక్క వస్తువులు లేదా సేవలకు సంబంధించిన నిర్దిష్ట ఫిర్యాదులను రూపుమాపడానికి. సంక్షిప్త మరియు గౌరవప్రదంగా ఉండినప్పుడు మీకు అనేక వివరాలను చేర్చండి.
అనుకూలమైన ప్రారంభించండి
ఫిర్యాదు లేఖను ప్రారంభించే మరొక పద్ధతి, మీ ఫిర్యాదులోకి ప్రవేశించే ముందు కంపెనీ ఉత్పత్తుల గురించి లేదా సేవలను గురించి ఏదైనా సానుకూలంగా చెప్పడానికి మీ మొదటి పేరాను ఉపయోగించడం. ఈ విధానం రీడర్ను తక్కువ భంగపరిచే స్థితిలో ఉంచుతుంది, మీ ఫిర్యాదును పరిష్కరించడానికి మీతో మరింతగా పనిచేయడానికి ఆయన మరింత సుముఖత కలిగిస్తుంది. గతంలో సంస్థతో మీరు కలిగి ఉన్న అనుకూలమైన అనుభవంతో మీ మొదటి వాక్యాన్ని ప్రారంభించండి, సంస్థ యొక్క సానుకూల లక్షణాలను కొన్ని హైలైట్ చేసి, ఆపై మీ రెండవ వాక్యం లేదా పేరాలో మీ ఫిర్యాదు యొక్క స్వభావాన్ని తెలియజేస్తుంది.
సాధారణ చిట్కాలు
USA.gov సమర్థవంతమైన ఫిర్యాదు లేఖను రాయడానికి ఎలా సూచనలను అందిస్తుంది, మెయిల్లో పంపిన హార్డ్-కాపీ లేఖ అనేది ఒక సంస్థను సంప్రదించడానికి అత్యంత ప్రభావవంతమైన మార్గమని పేర్కొంది. మీరు ఒక ప్రత్యక్ష, కాని గొలుసు టోన్ ఉపయోగిస్తే కూడా మీరు మంచి ఫలితాలు పొందుతారు; ఒక కోపంతో, భయపెట్టే లేదా వ్యంగ్య అక్షరం ప్రశాంతత మరియు హేతుబద్ధమైన లేఖ కంటే తక్కువ ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది. అంతేకాక, సమస్య పరిష్కారం కావాలనుకుంటున్నారని మీరు స్పష్టంగా చెప్పాలి. చివరగా, మీరు తీసుకునే ప్రతి అడుగును మరియు మీరు వ్రాసిన ప్రతి లేఖను వ్రాసి కాపీలు ఉంచండి.
