వారు కార్యాలయంలో ప్రవేశించినప్పుడు ఖాతాదారులకు స్వాగతం పలికిన వ్యక్తి సంస్థ యొక్క ప్రతిబింబమును అందజేస్తాడు. ఒక అపసవ్యంగా, భిన్నమైన రిసెప్షనిస్ట్ సంస్థను ప్రోత్సహించని మరియు అనుకోని విధంగా అందిస్తుంది. ఇంతలో, ఒక శ్రద్ధగల సిబ్బంది సభ్యుడికి హృదయపూర్వకంగా స్వాగతం పలికారు, క్లయింట్ విలువైనదిగా భావిస్తారు మరియు సంస్థతో సుదీర్ఘ సంబంధాన్ని పెంపొందించడానికి ఆమెను దారితీస్తుంది. డాక్టర్ లేదా వైద్యుడి కార్యాలయం వంటి కొన్ని కార్యాలయాలలో, ఇంటర్వ్యూ వంటి ముఖ్యమైన సమావేశాలకు ముందు, సందర్శకులు నాడీని అనుభవిస్తారు. స్నేహపూర్వక గ్రీటింగ్ వాటిని సులభంగా ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది.
ప్రవేశాన్ని ఎదుర్కోవటానికి మీ డెస్క్ని ఉంచండి, కాబట్టి ఖాతాదారులను వారు ప్రవేశించినప్పుడు చూస్తారు. ప్రతి రోజు ప్రారంభంలో కార్యాలయం చక్కనైనదిగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి మరియు రోజంతా పొడవుగా నిర్వహించండి. వెంటనే ప్యాకేజీలను బట్వాడా చేయండి లేదా వాటిని దృష్టిలో ఉంచండి. సరిగ్గా దాఖలు చేసిన పత్రాలను ఉంచండి మరియు మీ అపాయింట్మెంట్ బుక్ ను ఆక్సెస్ చేసుకోండి. మీరు కస్టమర్ యొక్క సమాచారాన్ని సులభంగా చూడగలిగేలా తగిన కంప్యూటర్ ప్రోగ్రామ్లను కలిగి ఉండండి.
స్మైల్ మరియు క్లయింట్ స్వాగతం, నిజమైన వెచ్చదనం మరియు ఉత్సాహం అందిస్తున్నట్లు. ఈ సందర్భంలో ఉంటే, మీరు అతన్ని ఎదురుచూచే సంకేతాలను ఒక గ్రీటింగ్ ఉపయోగించండి - కానీ మీరు ఈ మాత్రమే క్లయింట్ ఉంటే మీరు ఎదురుచూస్తున్నాము చేసిన. మీరు మీ న్యాయ సంస్థ వద్ద 9 గంటలకు ఒక క్లయింట్ను ఎదురుచూస్తుంటే, ఒక వ్యాపార సమావేశానికి ధరించి ఉన్న వ్యక్తి మీరు నవ్వుకొని, "నీవు జాన్, నీవు కలుసుకోవటానికి చాలా బాగుంది." క్లయింట్ యొక్క పూర్తి పేరును ఎప్పుడూ చెప్పకండి - ఈ సమాచారాన్ని రహస్యంగా పరిగణించండి. మీరు క్లయింట్ గురించి తెలియకపోతే, "శుభోదయం, XYZ సంస్థకు స్వాగతం, నేను ఈ రోజు మీకు ఎలా సహాయపడగలను?"
ఒక నియామకాన్ని ఏర్పాటు చేయడం ద్వారా క్లయింట్కు సహాయాన్ని అందజేయండి, ఆమె వ్రాతపూర్వక పత్రాన్ని ఇవ్వాలి లేదా ఆమె వచ్చిన వ్యక్తిని మీరు చెప్పేది తెలియజేయాలని ఆమెకు తెలుసు. కస్టమర్ ఆమె ఎంత కాలం వేచి ఉండాలో తెలుసుకోవచ్చని తెలపండి. ఆమెకు ఏవైనా ప్రశ్నలు ఉంటే, మీ సామర్థ్యాన్ని ఉత్తమంగా చెప్పాలంటే ఆమెను అడగండి. మీరు జవాబును పరిశీలించవలసి వస్తే, ఆమెను మీరు కోరుకుంటాను.
వేచి ఉండగా క్లయింట్ను ప్రోత్సహించమని ప్రోత్సహించండి. అందుబాటులో ఉన్నట్లయితే, నీరు, కాఫీ లేదా టీ వంటి క్లయింట్ రిఫ్రెష్మెంట్లను ఆఫర్ చేయండి. క్లయింట్ ఆఫర్ను తిరస్కరించినట్లయితే, అతను తన మనస్సు మార్చుకుంటే మీకు తెలియజేయమని చెప్పండి. మీరు క్లయింట్తో మాట్లాడటం, వెచ్చదనం మరియు ఉత్సాహం తెలపడం ద్వారా నవ్వుతూ మరియు కంటికి కలుపడానికి కొనసాగించండి.
మీరు ఫోన్కు సమాధానం ఇవ్వాలనుకుంటే, క్షణం వేచి ఉండమని క్లయింట్ను అడగండి. "శుభోదయం, ఇది XYZ సంస్థ నుండి టెర్రి, మీరు కేవలం ఒక క్షణం ఉంచుకోగలరా?" పట్టుకుని కలుసుకున్నందుకు ధన్యవాదాలు మరియు మీరు ఆమెతో ఉంటావు. అప్పుడు ఆఫీసు లో క్లయింట్ హాజరు.
సిబ్బందికి ఖాతాదారులకు పరిచయం చేయడానికి మీ ఆఫీస్ ప్రోటోకాల్ను అనుసరించండి. సిబ్బందిని మరొక సందర్శకుడితో కలుసుకోవడం మీకు తెలియకపోతే వెంటనే క్లయింట్ వచ్చిన వెంటనే సిబ్బందిని పిలుస్తారు. లేకపోతే, క్లయింట్ యొక్క నియామకం ప్రారంభించడానికి షెడ్యూల్ చేసినప్పుడు తగిన సిబ్బందిని ఫోన్ ద్వారా పిలుస్తారు.
ఇది మీ కార్యాలయంలో ఆమోదించబడిన విధానం ఉంటే క్లయింట్ను కార్యాలయ సిబ్బందికి ఎస్కార్ట్ చేయాలి మరియు సమావేశంలో ప్రారంభించడానికి ఆమె కోరుకునే సిబ్బందిని సూచించారు. ప్రత్యామ్నాయంగా, క్లయింట్ను కలవడానికి సిబ్బందిని వేచి ఉన్న ప్రాంతానికి పిలుస్తారు. క్లయింట్ మరియు సిబ్బంది సభ్యులను ఇంకా కలుసుకోకపోతే, చివరి కంపెనీలు లేదా మొదటి పేర్లను ఉపయోగించడం, మీ కంపెనీ ఇష్టపడేదానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
