"SOX నియంత్రణ కార్యకలాపాలు" అనే పదం సర్బేన్స్-ఆక్సిలే చట్టం ద్వారా తప్పనిసరిగా నియమాలను వివరించడానికి ఉపయోగించబడుతుంది. కొన్ని ప్రధాన సంస్థల అకౌంటింగ్ దుర్వినియోగాల నుండి సర్బేన్స్-ఆక్స్లీ ఉద్భవించింది. చట్టం ప్రకారం కంపెనీలకు అకౌంటింగ్ లేదా ఇతర వ్యాపార సంబంధాలు లేని బయటి ఆడిటర్లలో కార్పొరేషన్లు తీసుకురావాలి. ఆడిటర్లు సంస్థ యొక్క అంతర్గత ఆడిటర్లు SOX నిబంధనలతో చట్టపరమైన అనుగుణంగా ఉండటానికి సహాయం చేయడానికి ఒక ప్రణాళికను వ్రాస్తారు. ఈ ప్రణాళికను CEO మరియు అకౌంటింగ్ సిబ్బంది అంగీకరించాలి. ఈ నిబంధనల ప్రకారం కట్టుబడి ఉండటంలో జరిమానా విధించవచ్చు మరియు / లేదా కార్యనిర్వాహక సిబ్బందికి జైలు శిక్ష విధించవచ్చు.
నిర్వహణ చర్యలు మరియు కీలక ఉద్యోగులకు నియంత్రణ చర్యలు రాయడం కోసం ఉద్దేశించి వివరించండి. నియంత్రణ చర్యలు సంస్థ యొక్క అన్ని స్థాయిలలో జరుగుతాయి. వీటిలో అధికారాలు, ధృవీకరణలు, సయోధ్యలు, పనితీరు సమీక్షలు, ఆస్తుల భద్రత మరియు విధుల విభజన ఉన్నాయి. అంతర్గత నియంత్రణలు, మోసపూరితమైన కార్యకలాపాలు లేదా తప్పుడు రిపోర్టింగ్ సంస్థ యొక్క ఆర్థిక నివేదికలలో తమ మార్గాన్ని కనుగొనలేకపోతున్నాయి.
అంతర్గత నియంత్రణ కార్యకలాపాలతో వ్యవహరించడంలో నిర్వహణ బాధ్యతలను తెలియజేయండి. ప్రకటనలు ఖచ్చితమైనవి కానట్లయితే, జైలు శిక్షాస్మృతిలో సంవత్సరాంతంలో ఆర్థిక నివేదికల ఖచ్చితత్వాన్ని ధృవీకరించడానికి CEO బాధ్యత వహిస్తుంది. ఇది SOX చట్టం యొక్క సెక్షన్ 404 మరియు కొంతమంది ఆడిట్ యొక్క ప్రక్రియను "404." గా సూచిస్తారు. అందుకని, CEO కు కంపెనీ యొక్క ప్రణాళికలు మరియు లక్ష్యాలను గురించి స్పష్టమైన అవగాహన కలిగి ఉండాలి మరియు పేర్కొన్న లక్ష్యాలకు వ్యతిరేకంగా కంపెనీ విజయాలు సాధించగలగాలి.
సమాచార ప్రాసెసింగ్ కోసం స్పష్టమైన మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేయండి. ఖచ్చితమైన ఆర్థిక రికార్డులను ఉంచడంలో ఒక సాధారణ సమస్య ప్రాంతం డేటా రికార్డింగ్లో ఉంది. ఉదాహరణకు, వ్యయ ఖాతాలతో ఉద్యోగుల నుండి ఖర్చులు రికార్డు కాగితంపై, కంప్యూటర్కు బదిలీ చేయబడతాయి. కాగితం సమర్పణల నుండి మొత్తాలు తప్పనిసరిగా సంస్థ డేటాబేస్లోకి ప్రవేశించిన మొత్తాలను సరిపోవాలి. అసమానతలు లేదా లోపాలను కనుగొనడానికి వ్యక్తిగత లావాదేవీలను ఒక ఆడిట్ సరిపోతుంది. ఈ డేటాను ఒక మూలం నుండి మరొకదానికి బదిలీ చేయడంలో ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారించే ఒక విధానాన్ని రూపొందించండి.
నష్టానికి చాలా దుర్బలమైనవి మీ సంస్థ కలిగి ఉన్న ఆస్తులను పరిగణించండి. నగదు, జాబితా, వాహనాలు లేదా యంత్రాలు అన్ని సులభంగా దోచుకున్న మరియు మరొకరికి బదిలీ చేయబడతాయి. కాషియర్లు మరియు ఇతర ఉద్యోగులకు నగదుకు ప్రాప్యత కలిగి ఉన్న డబ్బును నిర్వహించడానికి స్పష్టమైన నిబంధనలను రాయండి. చేతిలో నగదు కోసం, రోజు ప్రారంభంలో రాత్రి నుండి ముగింపు మొత్తాలను ధృవీకరించడానికి రోజు ప్రారంభంలో రోజువారీ లెక్కని తీసుకోండి. ప్రస్తుత రోజు మొత్తాలను ధృవీకరించడానికి మరియు మొత్తం రోజువారీ అమ్మకాలను ధ్రువీకరించడానికి ఒక ప్రణాళికను అందించడానికి రాత్రికి ఇంకొక లెక్కింపును నిర్వహించండి.
ఒక నెలసరి జాబితా లెక్కింపు, లేదా పెద్ద దుకాణాలు లేదా వ్యాపారాల త్రైమాసిక లెక్కల విషయంలో, మీ జాబితా లేదా ఆస్తులతో వాకింగ్ నుండి ఉద్యోగులు మరియు వినియోగదారులను నిరోధించడానికి భద్రతా చర్యలను అమలు చేయండి.
విధులను విభజిస్తారు. వ్రాయడం-పై "విధుల విభజన" అని పిలువబడే అంతర్గత నియంత్రణ పరికరం యొక్క ఉపయోగాన్ని చేర్చండి. జాబితాను ఆదేశించే వ్యక్తికి మరియు దానిని లెక్కించే వ్యక్తికి మధ్య విభజన ఉన్నట్లు నిర్ధారించుకోండి. చెక్కులను వ్రాసే వ్యక్తికి మరియు చెక్కులను సంతకం చేసిన వ్యక్తికి మధ్య విభజనను ఏర్పాటు చేయండి. ఈ ప్రక్రియలో పాల్గొన్న అనేకమంది వ్యక్తులు వ్యక్తిని దొంగిలించడానికి అవకాశాన్ని తగ్గిస్తుంది.
సంస్థ సంస్థలోని ప్రతి సభ్యుని యొక్క అధికార స్థాయిని వర్గీకరించండి. సంస్థ యొక్క ప్రతి ఉద్యోగి మరియు అధికారి యొక్క అధికారంను స్పెల్ చేస్తుంది. ఎగ్జిక్యూటివ్-స్థాయి మేనేజర్లు మాత్రమే సంస్థ వనరులను నిలబెట్టడానికి మరియు ఈ రకమైన లావాదేవీలను నిర్వహించడానికి అధికారం కలిగి ఉండాలి. ఈ స్థాయిలను ఉద్యోగులు మరియు నిర్వహణ రెండింటికీ తెలియజేయండి. ఉదాహరణకు, నిర్వహణలో ఉన్నవారిని కలిగి - మరొక ఉద్యోగి కాదు - ప్రయాణ ఖర్చు నివేదికను ధృవీకరించండి. జాబితా కోసం ఒక ఆర్డర్ ఒక నిర్వహణ-స్థాయి వ్యక్తిచే పూర్తి చేయబడుతుంది, ఆ జాబితాను ఒక ఉద్యోగి లెక్కించాలి.
కంప్యూటర్లోకి ప్రవేశించినవారికి వ్యతిరేకంగా తనిఖీ చేయడానికి వ్రాతపూర్వక రికార్డులు, రశీదులు మరియు బిల్లులను ఉంచడం మరియు నిల్వ చేయడం అవసరం. రాయడం అప్ మూలం డాక్యుమెంటేషన్ ప్రాముఖ్యత చేయాలి. మొత్తాలను సరిపోల్చడానికి ఒక ఆడిట్ ఈ రికార్డ్లను ఉపయోగించాలి. మూలం పత్రం నుండి ఖర్చులు లేదా లావాదేవీలు ధృవీకరించనట్లయితే, ఈ పత్రాలు మొదట వచ్చిన విక్రేతలను సంప్రదించడం ద్వారా మొత్తాలను ధృవీకరించండి.
నిర్వహణ మరియు ఉద్యోగుల కోసం ఈ అంతర్గత నియంత్రణ విధానాల కాపీని ముద్రించండి. విధానాలు మరియు మార్గదర్శకాలు మరియు అన్ని డాక్యుమెంటేషన్ తప్పక నిర్వహణ మరియు నిర్వహించబడాలి. ఒక SOX ఆడిట్ ప్రదర్శన బాహ్య ఆడిటర్లు అంతర్గత నియంత్రణ పద్ధతులను కఠినతరం చేయడంలో మార్పులను సిఫార్సు చేయడానికి ఈ పత్రాలను ఉపయోగిస్తారు.
