ఎలా ఒక RFP వ్రాయండి

ఒక RFP గా కూడా పిలవబడే ప్రతిపాదన కొరకు అభ్యర్థన, మీరు మీ వ్యాపారం కోసం కొత్త వస్తువులు లేదా సేవలను పొందాలంటే మీరు సృష్టించే పత్రం. సంభావ్య విక్రేతలకు మీ నిర్దిష్ట అవసరాలకు ఒక RFP ఉద్వేగపరుస్తుంది మరియు మీరు సమీక్ష కోసం బిడ్లను సమర్పించడానికి వాటిని ఆహ్వానిస్తుంది, మీరు అనుమతించే బడ్జెట్లో మీ వ్యాపారానికి ఉత్తమమైన సేవను అందించే విక్రేతను ఎంచుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది. RFP లను వ్రాయడానికి ఎలాంటి ప్రామాణిక ఫార్మాట్ లేనప్పటికీ, ఈ దశల వారీ సూచనలు మీకు ఏ వ్యాపార అవసరానికైనా సమర్థవంతమైన మరియు స్పష్టమైన RFP ను సృష్టించగలవు.

మీరు అవసరం అంశాలు

• వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్తో కంప్యూటర్

• ప్రింటర్ (మెయిలింగ్ కోసం)

• పేపర్ (మెయిలింగ్ కోసం)

• ఎన్విలాప్లు / తపాలా (మెయిలింగ్ కోసం)

• ఇంటర్నెట్ సదుపాయం (ఇమెయిల్ కోసం)

మీ అవసరాలను నిర్ణయించుకోండి. మీరు కోరుకుంటున్న దాన్ని సరిగ్గా నిర్ణయించడానికి కొంత సమయం గడపాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు మరియు దాని కోసం ఎంత చెల్లించాలో మీరు ఎంత ఇష్టపడతారు. ఒక RFP మీ అవసరమైన "కలిగి- to- haves" (మీ అవసరాలు) మరియు మీ "నైస్-టు-హేవ్స్" (మీ కోరికలు) రెండింటినీ కవర్ చేస్తుంది, కానీ మీ వ్యాపారాన్ని పొందడానికి విక్రేత ఏది సరఫరా చేయాలి లేదా అందించాలి అని గుర్తించండి.. ఈ ప్రక్రియ యొక్క ముఖ్యమైన భాగం - మీరు స్పష్టంగా మీ అవసరాలను నిర్వచించలేకపోతే, ఆ అవసరాలను తీర్చేందుకు ఉద్దేశించిన ప్రతిపాదనలను మీరు తిరిగి పొందరు.

రూపురేఖలను రూపొందించండి. మరలా, ఒక RFP ను ఎలా రూపొందించాలో ఎలాంటి కఠినమైన మరియు వేగవంతమైన నియమాలు లేనప్పటికీ, మీకు అత్యంత ఖచ్చితమైన మరియు నిర్దిష్టమైన సమాచారం అందించండి. చాలా తక్కువగా, మీరు బహుశా మీ పరిచయాన్ని (మీ కంపెనీకి పరిచయం మాత్రమే కాకుండా, ప్రాజెక్ట్ / అవసరం మరియు మీరు ఈ అవసరం గురించి ఎందుకు చూడాలనుకుంటున్నారు), అవసరాలు ("కలిగి ఉన్న" (ఎప్పటిలాగానే "), మీరు ఎవరికి బిడ్, బడ్జెట్ (మీరు ఎంత ఖర్చు చేయటానికి సిద్ధంగా ఉంటారు), మరియు సమయపాలన (ఎంత త్వరగా ఈ పూర్తయ్యాక) బహుకరిస్తారో తెలుసుకోవడానికి మీరు ఉపయోగించే ఎంపిక ప్రమాణాలు. మీరు మీ ప్రత్యేక RFP కోసం అవసరమైన విభాగాలను జోడించడం లేదా ఉపసంహరించుకోవచ్చని మీరు కనుగొనవచ్చు లేదా బిడ్డింగ్కు ముందు విక్రేత గురించి తెలుసుకోవలసిన అదనపు సమాచారం కోసం ఉపభాగాలు కూడా చేర్చవచ్చు.

మీ అవసరాలు విభాగాన్ని చదును చేయండి. ఇది సాధారణంగా పొడవైన విభాగం మరియు చాలా శ్రద్ధ అవసరం ఒక. ఈ ప్రక్రియ యొక్క ప్రత్యేకమైన మరియు ముఖ్యమైన భాగం తప్ప మీరు తప్పనిసరిగా పూర్తి చేయవలసిన అవసరం లేకుండానే, మీరు చేయవలసిన అవసరం ఏమిటో చెప్పండి. అంతేకాక, మీ "పొగలు" (ఉపయోగానికి, తప్పనిసరిగా, మరియు అవసరమైనవి) మరియు "నైస్-టు-హేవ్స్" (మే, కెన్, మరియు వైకల్పికం) మధ్య తేడాను గుర్తించడానికి స్పష్టమైన పదాలను ఉపయోగించండి.

మీ RFP ను రాయండి. మీరు రచయిత యొక్క బ్లాక్ ఉన్నట్లయితే నమూనా RFP ల కోసం ఆన్లైన్లో శోధించవచ్చు.

అక్షరక్రమ తనిఖీ మరియు మీ RFP ను సరిదిద్దండి. కొన్ని పరిశ్రమలలో, ఒక తప్పుడు ప్రదేశ స్థానం ఒక భారీ వ్యత్యాసాన్ని పొందగలదు.

మీ RFP ను పంపిణీ చేయండి. మీ కంపెనీ వెబ్ సైట్లో ఉంచడం వంటివి మీకు తెలిసిన లేదా మీకు తెలిసిన సంభావ్య విక్రేతలకు మెయిల్ పంపవచ్చు లేదా ఇతర మార్గాల్లో అందుబాటులో ఉంచవచ్చు.

మీ విజేత బిడ్ని ఎంచుకోండి.

చిట్కాలు

• మీ RFP 8 - 10 వారాల ముందుగా మీరు ప్రాజెక్ట్ లేదా సేవ అవసరం. ప్రతిపాదనల కోసం ఫిల్టర్ చేయటానికి మరియు ఉత్తమ నిర్ణయానికి అనుగుణంగా చేయడానికి ఇది సమయాన్ని అనుమతిస్తుంది.

  విజేత బిడ్ను గుర్తించడానికి మీరు ఏ ఎంపిక నిర్ణయ ప్రమాణాన్ని ముందుగా నిర్ణయించండి. అన్ని సంస్థలు వేర్వేరు బలం కలిగి ఉంటాయి మరియు ఆ బలాలు ఆడటానికి తమ ప్రతిపాదనను సమకూర్చుకుంటాయి. మీరు ఉత్తమమైన ధర, అత్యంత అనుభవజ్ఞుడైన విక్రేత లేదా వేగవంతమైన సమయాన్ని వెచ్చించే సమయం కోసం చూస్తున్నారా?

  మీరు విక్రేతలు తమ ప్రతిపాదనలను ఒక నిర్దిష్ట మార్గంలో లేదా ఫార్మాట్లో సిద్ధం చేయవలసి ఉంటుంది, కానీ వాటిని RFP లో చెప్పండి.

హెచ్చరిక

విక్రేత సాధారణంగా చాలా పరిశ్రమల్లో వారి స్వంత ప్రతిపాదన / బిడ్ను ఒక సాధారణ పద్ధతిగా సిద్ధం చేయడానికి చెల్లిస్తుంది. అయితే, మీరు మీ RFP లో దీనిని స్పష్టంగా చెప్పవచ్చు.