మీరు మీ కారుకి ఎంత మేలు చేస్తారో, ఇది ఇప్పటికీ మీరు ఊహించని విధంగా విరిగిపోవచ్చు. అదే కస్టమర్ సేవ తో నిజమైన కలిగి. అసంతృప్తితో కూడిన, సంతోషంగా లేదా కోపంగా ఉన్న కస్టమర్ ఎదుర్కొన్నప్పుడు, ఒక లోతైన శ్వాస తీసుకోండి మరియు మైక్రోసాఫ్ట్ వ్యవస్థాపకుడు బిల్ గేట్స్ ఒకసారి సలహా ఇచ్చాడు: "మీ అత్యంత సంతోషకరమైన వినియోగదారులు మీ అభ్యాసకులకు అత్యంత గొప్ప ఆధారం." కస్టమర్ తప్పు లేదా సరైనదేనా, పాఠాలు; అప్పుడు మీ స్పందన, వ్రాసిన లేదా లేకపోతే, ఉత్సాహం, ఉత్సుకత, వినయం మరియు ఒక వ్యాపార భాగస్వామిగా మీ కస్టమర్ పని చేయడానికి ఒక ఆసక్తిని ప్రేరేపించడానికి, రెండు నొక్కడం విషయం మరియు దాటి.
త్వరగా స్పందిస్తాయి ఎందుకంటే ప్రతిస్పందనలో లాగ్ మీ కస్టమర్ యొక్క అసంతృప్తిని మరింత వేగవంతం చేస్తుంది. ప్రతిస్పందన యొక్క సాధారణ మర్యాద నిరాశను తగ్గించి, మీ కస్టమర్ను ఫిర్యాదు మరియు ప్రేక్షకులను ఆన్లైన్ సోషల్ మీడియా లేదా వెబ్ సైట్ "మెగాఫోన్స్" ఉపయోగించి పెంచుతుంది.
మీ సంతోషకరమైన కస్టమర్ను అభినందించండి. మీరు ఆమె అసంతృప్తి గురించి తెలుసుకున్న రాష్ట్రం మరియు ఫిర్యాదు వెంటనే దర్యాప్తు. మీ ఆందోళనను వ్యక్తపర్చండి మరియు నిజాయితీ క్షమాపణ చెప్పండి. సమస్య గురించి మరింత తెలుసుకోవడానికి మీ కోరిక కూడా, ప్రత్యేకంగా ఆరంభంలో వివరాలను వెల్లడించకపోయినా, అలాగే సమస్యను పరిష్కరించుకోవటానికి మీ ఉత్సాహం. ఫోన్ కాల్ లేదా ముఖం- to- ముఖం సమావేశం కోసం తేదీని సెట్ చేయండి.
ఈ సమయంలో కస్టమర్ సేవా కోణం నుండి సమస్యను పరిశోధించండి. ఉద్యోగుల దృక్పథాలు పొందండి, జట్టు సభ్యులు లేదా ఎవరైనా సంతోషంగా పరిస్థితి లో పాల్గొన్న ఉండవచ్చు. పరిస్థితిని మరింతగా అదుపు చేయగల ఒక నిందితుడి టోన్ కంటే ఒక లక్ష్యంగా, వాస్తవాలను గుర్తించే విధానంను అడాప్ట్ చేయండి. భవిష్యత్లో పునరావృతమయ్యే సమస్యను నివారించడానికి మరియు మీ కస్టమర్ యొక్క నొక్కడం సమస్యకు సహేతుకమైన పరిష్కారాన్ని గుర్తించేందుకు, మీ లక్ష్యాలు వాస్తవానికి ఒక హ్యాండిల్ను పొందడం.
మీకు సంతోషంగా కస్టమర్ మాట్లాడండి. ఆమె చిరాకు లేదా అసంతృప్తి కలిగించకుండా మరియు అంతరాయం లేకుండా ఆమెను అనుమతించండి. ఆమె తగినంతగా సంతృప్తి పెట్టినప్పుడు, సమస్యను పరిష్కరించడానికి చర్చను తిరగండి. త్వరగా మరియు అర్ధవంతంగా ఆమె అసంతృప్తిని ఉపశమనం ఒక నిర్దిష్ట పరిష్కారం ప్రతిపాదించారు. మీరు ఇద్దరూ చర్య తీసుకుంటున్నంత వరకు అంగీకరిస్తున్నారు, ఆపై దాని అమలు కోసం ఒక సమయ ఫ్రేమ్ను ఏర్పాటు చేయండి.
దురదృష్టకరమైన సమస్యను, మీ తదుపరి చర్చలు మరియు అధికారిక లేఖలో చివరి ఒప్పందాన్ని పత్రం చేయండి. వృత్తిపరంగా, వినయపూర్వకమైన మరియు కృతజ్ఞత గల టోన్ను నిర్వహించండి. సమస్య వల్ల కలిగే అసౌకర్యానికి మరియు అసంతృప్తికి మళ్ళీ క్షమాపణ చెప్పండి. మీ ఉత్పత్తిని లేదా సేవని మెరుగుపరుచుకోవటానికి అవసరమైన కృతజ్ఞత మరియు ప్రతిస్పందన కోసం మీ కస్టమర్కు ధన్యవాదాలు. వర్తించినట్లయితే, అదే సమస్యను మళ్ళీ జరగకుండా నివారించడానికి మీరు తీసుకునే చర్యలను వివరించండి. మీకు మరియు కస్టమర్కు మధ్య బలమైన సంబంధం కోసం మీ ఆశ మరియు ఆశావాదాన్ని తెలియజేయండి.
చిట్కాలు
-
ఫోన్ కాల్ లేదా ఇ-మెయిల్ వంటి వేగాలను వేగవంతం చేసే మాధ్యమాన్ని ఉపయోగించడం ద్వారా మీ సంతోషకరమైన కస్టమర్కు మొదట ప్రతిస్పందించండి. విషయం యొక్క ప్రాముఖ్యతను నొక్కి చెప్పడానికి ఫాలో అప్ కరస్పాండెన్స్ కోసం ఒక అధికారిక లేఖను ఉపయోగించండి. మీ అక్షరాలలో ఒక బ్లాక్ లేదా సెమీ-బ్లాక్ ఆకృతిని అడాప్ట్ చేయండి.
మీరు క్షమాపణ చెప్పినప్పుడు, పూర్తి బాధ్యతను స్వీకరిస్తారు. సాకులు చేయటం లేదా నిందను మార్చడం వంటి కారణాలు బ్యాక్ఫైర్ లేదా విషయాలను మరింత దిగజార్చేలా చేయవచ్చు.
మీ సంతృప్తికరమైన కస్టమర్ని ఆమె సంతృప్తి వ్యక్తం చేయడానికి ఆన్లైన్ మాధ్యమాన్ని ఉపయోగించుకోవటానికి చాలా సహేతుకమైన మరియు హేతుబద్ధమైన పరిష్కారం కోసం ఉద్దేశించబడింది. ఏదేమైనా, మీరు అంగీకరించిన షెడ్యూల్ను మీరు అందించలేరు లేదా అమలు చేయలేని పరిష్కారాలను ప్రతిపాదించవద్దు.
కస్టమర్ సేవ సమస్యలో పాల్గొన్న వ్యక్తులకు మీ లేఖల కాపీని సమీకరించుకోండి. మీరు పరిస్థితిని సరిదిద్దడానికి తీసుకునే చర్యల గురించి వారికి తెలియజేస్తారు. ఇది భవిష్యత్తులో ఎలా నివారించాలో మరియు కస్టమర్ ఫిర్యాదులకు ఎలా అందంగా స్పందించాలో తెలుసుకోవడానికి మీ కస్టమర్ సేవా బృందానికి ఒక గొప్ప మార్గం.
