అతిథులు, సందర్శకులు మరియు సంభావ్య ఉద్యోగులకు వారి కంపెనీల సానుకూల మొదటి అభిప్రాయాన్ని ఇవ్వడం ద్వారా విజయవంతమైన రిసెప్షనిస్ట్స్ సరళంగా బహుళ పనులను నిర్వహించగలుగుతారు. మీరు ఒక చిన్న ప్రొఫెషనల్ సర్వీసెస్ సంస్థలో లేదా పెద్ద బహుళజాతి సంస్థలో పని చేస్తున్నా, సరైన నిర్వాహక నైపుణ్యాలు సమర్థవంతమైన రిసెప్షన్ డెస్క్ను నిర్వహించడంలో కీలకమైనవి. ఉత్తమ రిసెప్షనిస్ట్ సంస్థ ఆలోచనలు సాధారణ పనులను సరళీకృతం చేస్తాయి మరియు ఆతిథ్యాన్ని మరింత ప్రభావవంతంగా చేయండి.
త్వరిత సూచన గైడ్స్
తరచుగా పిలవబడే నంబర్లు, కార్యాలయ సంఖ్యలు మరియు ఫోన్ పొడిగింపు జాబితాలు వంటి సాధారణ సమాచారం కోసం శీఘ్ర సూచన మార్గదర్శకాలను సృష్టించండి. ఈ మార్గదర్శకాలను వాటిని సులభంగా నిర్వహించడానికి మరియు త్వరగా సూచన చేయడానికి లామినేట్ చేయండి. సక్రియాత్మక ఉపయోగంలో లేనప్పుడు ఒక వ్యవస్థీకృత ఫైల్లో ఈ మార్గదర్శకాలను ఉంచండి. అభ్యర్థనపై అందించడానికి ఈ మార్గదర్శకుల అదనపు కాపీలు కలిగి ఉండండి. ఈ మార్గదర్శకాలు మీరు మరింత సమర్థవంతంగా చేస్తుంది మరియు కాల్స్ బదిలీ వంటి సాధారణ పనులు వేగవంతం చేస్తుంది.
కీ నియామకాలు
అపాయింట్మెంట్ సమయానికి రోజుకు ఎదురుచూస్తున్న సందర్శకుల జాబితాను రూపొందించండి. వ్యక్తి పేరు మరియు మీరు వారి రాక మీద తెలియజేయాలి వీరిలో ఉంచండి. సందర్శకులు మీ స్వాగత నివేదికలను అనుకూలీకరించడానికి ఈ జాబితా మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఉదాహరణకు, ఒక అతిథి వచ్చినప్పుడు మీరు "మిస్టర్ స్మిత్ స్వాగతం, శ్రీమతి ఎప్స్ మీ సమావేశం గురించి సంతోషిస్తున్నారు." ఈ రకమైన అభినందనలు అతిథిగా సంతోషం కలిగించేలా చేస్తుంది మరియు అతని సమావేశపు ఫలితాలను మెరుగుపర్చడానికి సహాయపడుతుంది. ఈ అనుకూలీకరించిన స్వాగతం ఉద్యోగి ఇంటర్వ్యూ ముఖ్యంగా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ఒక సంభావ్య ఉద్యోగి తనను ఆహ్వానించినట్లయితే, ఆమె ఇంటర్వ్యూ కోసం మరింత సులభంగా ఉంటుంది మరియు సంస్థ కోసం పనిచేయడానికి మరింత అనుకూలమైన అభిప్రాయం ఉంటుంది.
బ్రేక్ రొటేషన్ షెడ్యూల్
మీరు విరామాలలో ఉన్నప్పుడు లేదా జబ్బుపడిన రోజులు ఉన్నప్పుడు మీ విధులను కవర్ చేయడానికి మీకు సరైన బ్యాకప్ ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీ కోసం నింపిన ఎవరికైనా ఇవ్వగలిగే ప్రాథమిక విధులు మరియు విధులు రూపొందించే "షీట్లను మోసం చేయండి". మీ కంపెనీలో వేర్వేరు విభాగాల మధ్య కవరేజ్ విధులను తిరిగే ఒక అధికారిక షెడ్యూల్ను సృష్టించండి. ఈ భ్రమణ వ్యవస్థ వ్యాపారంలోని పలు భాగాలతో మీకు మరింత పరిచయాన్నిస్తుంది, ఇది భవిష్యత్తులో మీరు ప్రశ్నలను నేరుగా సులభం చేస్తుంది.
కంపెనీ స్క్రాప్బుక్స్
సానుకూల వార్తలు కథనాలు మరియు కంపెనీ కార్యకలాపాలను హైలైట్ చేసే కంపెనీ స్క్రాప్బుక్ను సృష్టించండి. సందర్శకులకు సమీక్షించటానికి మీరు నిరుపయోగంగా ఉన్నప్పుడు ఈ పుస్తకాలను రూపొందించండి మరియు మీ వేచి ఉన్న ప్రాంతంలో వాటిని ఉంచండి. ఈ పుస్తకాలు తమ నియామకాలకు ఎదురుచూస్తున్న సమయంలో సందర్శకులకు నిర్మాణాత్మక మార్గాన్ని అందిస్తాయి మరియు వాటిని ఒకే సమయంలో మీ కంపెనీతో బాగా పరిచయం చేయడంలో సహాయపడతాయి. మీ అతిథులు ఆక్రమించుకోవడం ద్వారా, మీరు మీ శ్రద్ధను ఇతర కార్యక్రమాలపై మరియు ఫోన్ కాల్స్ మీద ఉంచగలుగుతారు, ఇది మీ సంస్థ సామర్థ్యాన్ని పెంచుతుంది.
ఫలహారాలు
మీ రిసెప్షన్ డెస్క్ వద్ద సులభంగా చేరుకోవడానికి రిఫ్రెష్మెంట్లను ఉంచండి. మీ డెస్క్ కింద లేదా వేచి ఉన్న ప్రాంతంలో చల్లని పానీయాలను నిల్వ చేయడానికి ఒక చిన్న రిఫ్రిజిటర్ను ఇన్స్టాల్ చేయండి. చక్కెర మరియు క్రీమ్ వంటి ప్రామాణిక కాఫీ ఉత్పత్తులతో పాటు ఒక కప్పు కాఫీ తయారీని కలిగి ఉండండి. మీ రిసెప్షన్ కౌంటర్లో కాల్చిన వస్తువుల ట్రే ఉంచండి లేదా హార్డ్ క్యాండీల గిన్నె ఉంచండి. ఈ రిఫ్రెష్మెంట్స్ దగ్గరగా ఉండడం ద్వారా, రిసెప్షన్ ప్రాంతాన్ని విడిచిపెట్టాల్సిన అవసరం లేకుండా మీరు మీ కంపెనీ అతిథికి వెచ్చని రిసెప్షన్ను అందించగలుగుతారు.
